Um Nachrichten zu versenden, müssen Sie die Funktion E-Mails empfangen/senden aufrufen. Es sei denn, Sie haben den optional erhältlichen FlowFact E-Mail-Dienst installiert und einwandfrei konfiguriert.FlowFact verfügt über einen vollwertigen, komplett in das Aktivitätenkonzept integrierten, E-Mail-Client. Alle Funktionen, die FlowFact bei der Bearbeitung von Aktivitäten (automatische Adressenverknüpfung, Wiedervorlage, Alarmsystem u.v.m. ) zur Verfügung stehen, sind somit auch bei ein- bzw. ausgehenden E-Mails anwendbar. Bei Netzwerk-Betrieb kann zusätzlich der optionale FlowFact Mail-Dienst (POP3 und SMTP) installiert werden (optional), der das Empfangen und Senden von E-Mail-Nachrichten automatisch für alle FlowFact Benutzer steuert.
Um Nachrichten zu versenden, müssen Sie die Funktion E-Mails empfangen/senden aufrufen. Es sei denn, Sie haben den optional erhältlichen FlowFact E-Mail-Dienst installiert und einwandfrei konfiguriert.
E-Mail ist zu einer der wichtigsten Kommunikationskanäle geworden. Umso wichtiger ist ein professionelles Auftreten. Ihre E-Mail bekommt eine persönliche Note, indem Sie in einer gestalteten E-Mail ( 
HTML) Ihre Visitenkarte mit Foto versenden. Das Schönste daran ist, dass sie vollautomatisch erstellt werden und in praktisch jedem E-Mail-Programm korrekt dargestellt werden. Nutzen Sie die neue Signaturfunktion von FlowFact.
FlowFact verfügt über einen vollwertigen komplett in das Aktivitätenkonzept integrierten E-Mail-Client. Alle Funktionen in Bezug auf die Bearbeitung von Aktivitäten (automatische Adressenverknüpfung, Wiedervorlage, Alarmsystem u.v.m. ) stehen somit auch bei ein- und ausgehenden E-Mails zur Verfügung.
Sollen TIF-Attachments nicht im Archivierungsfenster gespeichert werden, können Sie dies über einen Eintrag in der FlowFact.INI unterbinden.
Davon betroffene Fenster sind: Grundeinstellungen, Aktivitäten und die neuen Fenster Vorgänge sowie Konten.
Eine Beschreibung dazu finden Sie auf der Seite Email Dienst (optional)
Hier finden Sie weitere Informationen und Anleitungen zum Thema:
In diesem Kapitel werden die folgenden E-Mail-Funktionen beschrieben:
Siehe Navigator
Neue E-Mail
Klicken Sie auf diese Funktion, um eine neue E-Mail-Nachricht zu erstellen. Es öffnet sich dazu das Fenster Aktivitäten mit bereits eingestellter Art (standardmäßig A allg. E-Mail). Dort brauchen Sie nur noch die Empfänger E-Mail-Adresse einzugeben (bzw. auswählen), einen Betreff und Ihren Text eingeben. Den Versand bestätigen Sie durch Klick auf Versenden.
TIPP: Auf Wunsch können Sie eine E-Mail-Vorlage erstellen, die bei jeder neuen E-Mail automatisch angezeigt wird und mittels Platzhalter bereits Empfängerdaten, wie z.B. Anrede enhält. Mehr dazu finden Sie auf der Seite E-Mail-Vorlage als Default Template verwenden.
Mails empfangen/senden
Wenn Sie auf diese Funktion klicken, werden der Reihe nach alle Ihre E-Mail-Konten (die unter Extras/Konten eingerichtet sind) nach neuen Nachrichten durchsucht. Voraussetzung dafür ist eine aktive Internetverbindung. Es öffnet sich ein Informationsdialog, der Ihnen zeigt, welche E-Mails FlowFact gerade zu welchem Konto empfängt.
Im Anschluss daran sendet FlowFact alle E-Mails, die sich im Postausgang befinden.
Wird FlowFact im Netzwerk eingesetzt, bietet sich der optional erhältliche FlowFact E-Mail-Dienst an. Er übernimmt automatisch alle Funktionen die zum Senden und Empfangen notwendig sind.
Mails senden
Beim manuellen Aufruf von "Mail senden und empfangen" werden E-Mails mit dem Status "Sendefehler" erneut versendet. Derartige E-Mails möchte man in der Regel einzeln versenden, ohne den gesamten Empfangs-Prozess abwarten zu müssen.
Posteingang
Klicken Sie auf diese Funktion, um die Liste empfangener E-Mail-Nachrichten zu öffnen. Listeneinträge in Fettschrift zeigen an, dass deren Aktivität noch nicht auf erledigt gesetzt wurde.
Achten Sie bitte darauf, dass FlowFact nur dann E-Mail-Eingänge anzeigen kann, wenn diese über die Funktion E-Mails empfangen/senden (oder über den optional erhältlichen E-Mail-Dienst) in FlowFact eingelesen wurden.
Postausgang
Wenn Sie diese Funktion auswählen, so zeigt Ihnen FlowFact alle Ihre E-Mail-Nachrichten, die noch nicht versandt wurden. Wenn Sie also sicher sein wollen, dass alle E-Mails Ihr Haus verlassen haben, so muss diese Liste leer sein.
Listeneinträge in Fettschrift zeigen an, dass deren Aktivität noch nicht auf erledigt gesetzt wurde.
Gesendet
Diese Funktion öffnet die Liste aller gesendeter E-Mail-Nachrichten. Die hier aufgeführten Nachrichten sind also bereits übertragen worden. Listeneinträge in Fettschrift zeigen an, dass deren Aktivität noch nicht auf erledigt gesetzt wurde.
Kontakte/Anfrage automatisch anlegen
Der Address Importer bietet eine für Immobilienmakler besonders interessante Funktion: die automatische Verarbeitung von Kontaktdaten, die Interessenten über Online Immobilienbörsen (Immobilienportale), wie z.B. ImmobilienScout24, FlowFact WebServer (unterstützte Portale siehe hier) an den Makler mittels dort zur Verfügung gestellter Antwortfunktionen (Kontakt- bzw. Kontaktanfrage-Formular) übermittelt haben.
Die Address Importer Funktion FlowFact Kontakt E-Mails durchsucht per Mausklick den Aktivtätenbestand nach solchen Kontaktdaten. Eine hochentwickelte Intelligenz analysiert jeden dieser Kontakte, um die damit verbundenen Aktionen optimal für den FlowFact Anwender auf- bzw. vorzubereiten. Das Ergebnis wird in Form einer Liste dargestellt, die in vielfältiger Weise nachbearbeitet werden kann. Erst danach wird die Aktion vom Anwender gestartet und im weiteren Verlauf vollautomatisch durchgeführt.
Weitere Informationen dazu finden Sie auf der Seite Address Importer...
Sie erhalten täglich eine Flut von E-Mails, davon unzählige ungewollte Massen-E-Mails? Mit dem "FlowFact Mail-Manager" richten Sie Ihr FlowFact so ein, dass Sie Regeln verwenden, um eingehende Nachrichten automatisch mit einem Merkmal zu versehen, bestimmte Nachrichten mit einem Projekt oder mit Adressen zu verknüpfen und bestimmte Nachrichten automatisch zu beantworten. Somit sparen Sie erheblich Zeit. Statt mühselig Spam-Nachrichten von wichtigen Nachrichten zu unterscheiden, können Sie nun die gewonnene Zeit in Ihre Kunden investieren.
Eine detaillierte Beschreibung des Mailmanagers finden sie auf der Seite FlowFact MailManager...
Tipp:
Neben dem Filtern von Spam-Nachrichten, eignet sich der "FlowFact Mail-Manager" ebenfalls zum Einsortieren eingehender Newsletter usw.
Der Spamfilter ist die ideale Ergänzung zum Mailmanager, wenn Ihr E-Mail Postfach das IMAP-Protokoll unterstützt. Der Spamfilter ist eine weitere, sehr wirkungsvolle Möglichkeit, sich vor Spam-Mails zu schützen.
Eine ausführliche Anleitung finden Sie auf der Seite FlowFact Spamfilter
FlowFact verfügt über einen vollwertigen, komplett in das Aktivitätenkonzept harmonisch integrierten, E-Mail-Client. Alle Funktionen, die FlowFact bei der Bearbeitung von Aktivitäten (automatische Adressenverknüpfung, Wiedervorlage, Alarmsystem u.v.m. ) zur Verfügung stehen, sind somit auch bei ein- bzw. ausgehenden E-Mails anwendbar.
Im Netzwerkbetrieb kann zusätzlich der optionale FlowFact Mail-Dienst (für IMPAP, POP3 und SMTP) installiert werden, der das Empfangen und Senden von E-Mail-Nachrichten automatisch für alle FlowFact Benutzer steuert.
In diesem Kapitel lernen Sie nicht nur die "E-Mail"-spezifischen Funktionen kennen, sondern erfahren mehr darüber, wie FlowFact E-Mail-Nachrichten automatisch verkettet, wie Sie E-Mail-Nachrichten erstellen (einzeln oder in Serie) bzw. beantworten und welche Möglichkeiten Sie haben, E-Mail-Texte zu formatieren.
Die wichtigsten E-Mail-Funktionen: |
ACHTUNG! Es ist nicht auszuschließen, dass E-Mails ausführbare Dateien und andere Anlagen Viren oder Skripts enthalten, die Ihren Computer beschädigen bzw. Ihre wertvollen Daten vernichten können. Schützen Sie deshalb Ihr System mit einem leistungsfähigen Antiviren-Programm!
Da der FlowFact E-Mail-Dienst jeden E-Mail-Anhang zuerst temporär zwischenspeichert, können die so erzeugten Dateien bereits über die Grundfunktionen des Antivierenprogramms (ohne aktivierte E-Mail-Schutzfunktion) untersucht und notfalls vor dem Einfügen in die FlowFact-Datenbank eliminiert bzw. in den Isolationsbereich übertragen werden. Wenn Sie zum Empfangen Ihrer E-Mails ausschließlich FlowFact einsetzen, können Sie das E-Mail-Prüfprogramm Ihres Vierenscanners deaktivieren bzw. einen VirenScanner ohne E-Mail-Schutzoptionen verwenden.
Textvorlagen für Serien-E-Mails
Damit FlowFact Ihre E-Mail-Nachrichten senden bzw. empfangen kann, sind einige Einstellungen im Vorhinein notwendig, die mit Hilfe des Grundeinrichtungs- bzw. Benutzereinrichtungs-Assistenten eingegeben und konfiguriert werden. Wenn Sie nachvollziehen wollen, in welchen FlowFact-Dialogen der Assistent diese Daten einträgt oder wenn Sie diese Daten einfach überprüfen möchten, dann lesen das Kapitel FlowFact für E-Mail-Funktionen einrichten.
Zunächst einmal wollen wir die "E-Mail"-spezifischen Funktionen vorstellen, die Ihnen in der View-Registerkarte E-Mail innerhalb des Fensters Aktivititäten zur Verfügung gestellt werden.
Sollten Sie die nachstehend beschriebenen Funktionen nicht auf Ihrem Bildschirm sehen (oder zumindest einige davon), überprüfen Sie zuerst, ob Sie sich in der View-Registerkarte E-Mail befinden. Diese öffnet sich z.B. automatisch, wenn Sie die Funktion 
(im Navigator-Ordner 
) ausführen. Sie können aber auch die Funktion 
Alle Views anzeigen auswählen, um unabhängig von der gerade eingestellten Aktivitäten-Art alle View-Registerkarten einzublenden.
Beachten Sie ferner, dass FlowFact unterschiedliche Befehle einblendet, je nach dem, ob es sich um eine neu erzeugte oder eine Antwort auf eine bereits eingegangene E-Mail handelt.
Außerdem werden erst dann alle Elemente sichtbar, wenn Sie in der Registerkarte E-Mail auf die Schaltfläche 
klicken.
E-Mails sind eine nicht mehr aus unserem Leben wegzudenkende Form der Kommunikation geworden. Jedermann schickt E-Mails und jedermann bekommt welche. Und doch werden oft Fehler gemacht bei der Adressierung von E-Mails. Fehler die nicht nur den Absender unprofessionell aussehen lassen, sondern vom Empfänger zu seinem eigenen Nutzen missbraucht werden können.
Wie in jedem E-Mail-Programm, sind auch in FlowFact für die Adressierung einer E-Mail 3 Felder vorgesehen: An (To), Cc und Bc (Bcc).
Jeder der E-Mails verschickt, sollte bei der Adressierung jedoch, je nach Situation, das richtige Feld benutzen und sich im Klaren sein über mögliche Auswirkungen einer fehlerhaften Anwendung.
Bitte achten Sie darauf, dass die Adressierungsfelder keinerlei Verbindung zu einer Adresse im Fenster Adressen herstellen. Eine Verknüpfung zur Adresse kann immer nur über eines der beiden Verknüpfungsfelder 
oder 
erfolgen!
Damit FlowFact eingehende E-Mails automatisch mit der Adresse verknüpfen kann, muss die Absender-E-Mail-Adresse entweder im Adressen-Feld E-Mail oder im Feld Weitere E-Mail-Adressen (in der Adressen-Registerkarte Sonstiges) eingetragen sein!
(engl.: To)
Im diesem Feld wird der oder werden die Empfänger der E-Mail eingetragen. Der Versand Ihrer E-Mail-Nachricht findet jedoch erst statt, nachdem Sie durch Klick auf die Funktion 
den Befehl dazu erteilt haben. Folgende Eingabemöglichkeiten bzw. Funktionen stehen zur Verfügung:
Automatischer Eintrag: Das Einfügen der Empfänger E-Mail-Adresse erfolgt automatisch, wenn Sie von der Adresse des Empfängers aus eine erzeugen. Das Adressenfeld E-Mail muss natürlich richtig ausgefüllt sein!
Manueller Eintrag: Sie können hier auch manuell eine oder mehrere E-Mail-Adressen eingeben. Mehrere Adressen müssen durch Komma getrennt werden (Beispiel: mueller@abc.de,maier@abc.de,michel@abc.de).
Auswahl über Kontext-Menü: Sobald Sie auf die Beschriftung des Feldes (also auf ) klicken, öffnet sich ein Kontext-Menü, welches Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung stellt:
Klicken Sie diesen Menü-Eintrag an, um die E-Mail-Adresse aus dem Feld E-Mail der verknüpften Adresse einzufügen (sofern nocht nicht automatisch geschehen).
Wollen Sie eine Nachricht an mehrere Empfänger senden (Serien-E-Mail), so suchen Sie zuerst im Fenster Adressen die gewünschten Empfänger (z.B. per Merkmalsuche - siehe Kurs Merkmalsuche). Gehen Sie dann in Ihre E-Mail-Nachricht (bzw. erzeugen Sie diese durch Klick auf neu). Fügen Sie anschließend durch Klick auf diesen Menü-Eintrag alle E-Mail-Adressen aus der Liste im Adressen-Fenster ein. FlowFact trägt nun (nach Ihrer Bestätigung) die Adressen hintereinander (getrennt durch Komma) ein.
Sollte eine E-Mail an mehrere Adressaten gesandt werden, verwenden Sie das Feld nur, wenn Sie bewusst die E-Mail-Adressen aller Adressaten auch allen Adressaten bekannt geben wollen. Hierbei gilt im speziellen zu berücksichtigen, dass jeder Adressat, die ihm nun zur Verfügung stehenden E-Mail-Adressen (ursprünglich Ihre E-Mail-Adressen), zu seinen Zwecken verwenden kann (Stichwort SPAM). Dies dürfte weder im Interesse von Ihnen noch im Interesse von Ihren E-Mail-Kontakten sein.
Diese Funktion verwendet die angezeigte E-Mail als Vorlage, erstellt davon eine Kopie (pro Adresse gem. Eintrag in der Adressen-Liste!) und überträgt diese sofort in den Postausgang. Die einzelnen Serienmail Aktivitätenkopien werden automatisch in einem Vorgang zusammengefasst.
Eine genaue Anleitung finden Sie über unsere Knowledge Base im Internet oder durch Klick auf diesen Link: http://www.flowfact.com/kb_anleitungen/serienmail.pdf
Da (im Gegensatz zur o.g. Funktion Aus Adressen-Liste) echte Kopien erzeugt werden, können Sie bei Serienmails alle Platzhalter innerhalb des Texte (und sogar in der Betreff-Zeile!) verwenden, die Ihnen auch in MS Word bzw. MS Excel zur Verfügung stehen.
Der Aufbau der Platzhalter erfolgt nach dem üblichen Prinzip, also so, wie Sie es bereits von MS Word oder MS Excel her kennen. Damit FlowFact Platzhalter erkennen kann, müssen diese mit geschweiften Klammern ({...})beginnen und enden. Der Platzhalter zum Einfügen der Anrede zur verzweigten Adresse (Verknüpfungsfeld Adresse 1) sieht beispielsweise so aus: {AD_Briefanrede}. Auch die Verwendung von Platzhaltern per Autotext ist möglich (siehe Kurs Textbausteine in FlowFact).
Bei Serienmails ist oft das automatische Hinzufügen einer Signatur unerwünscht. Dies erreichen Sie, wenn Sie im Feld Von manuell einen anderen Absender E-Mail-Adresse eintragen (siehe Feld "Von" auf dieser Seite...).
Im Rahmen der Serienmails sollten Sie unbedingt folgende Hinweise beachten:
E-Mail Anhänge (Attachments):
Da FlowFact bei der Serienmail-Funktion Ihre komplette Aktivitäten-Vorlage, also auch evtl. darin vorhandene Anhänge (z.B. PDF-Dateien, Grafiken etc.) kopiert, besteht die Gefahr, dass sehr schnell große Datenmengen erzeugt werden! Um das zu verhindern sollten Sie Ihre Anlage nicht direkt in der Aktivität speichern, sondern lediglich einen Link darauf einfügen. Verwenden Sie dazu bitte die Listenfunktion Dateiverknüpfung hinzufügen.... Der FlowFact Mail-Server ist mit einer besonderen Intelligenz ausgestattet, die dafür sorgt, dass bei jeder E-Mail der Link ausgetauscht und dafür die Original-Datei angefügt und verschickt wird. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass von Mail-Serverseite aus die verknüpfte Datei erreichbar ist. Weitere Informationen dazu erhalten Sie hier...
Verwendung von Grafiken:
Wollen Sie Ihr Serienmail mit Grafiken verschönern, so sollten diese beim Empfänger auch angezeigt werden. Um dies sicherzustellen, verwenden Sie einfach Links zu Grafiken, die Sie auf dem Rechner Ihres Internetproviders gespeichert haben (Webspace). Außerdem entlasten Sie Ihre Datenbank, da bei dieser Methode auf Ihrem Rechner keine speicherintensiven Grafikdateien gespeichert werden.
Verwenden Sie dazu bei eingeschaltetem HTML-Modus die Funktion Bild einfügen:
Tragen Sie im Feld Bildherkunft den kompletten Internetadresse zum jeweiligen Bild ein, z.B. http://www.flowfact.de/navigation/bild_home.jpg. Ist der Link richtig, so wird (aktive Onlineverbindung vorausgesetzt) das Bild sofort angezeigt.
Anzeige von Massen-E-Mails auf der Vorlageliste unterbinden:
Damit Ihr Vorlagefenster nicht mit Ihren eigenen Massenmails überschüttet wird, sollten Sie Ihre Mail-Vorlage so gestalten, dass die daraus erzeugten E-Mails erst gar nicht dort angezeigt werden. Setzen Sie dazu beispielsweise die Priorität auf "sehr niedrig" (FlowFact kennzeichnet Serienmails automatisch mit der niedrigsten Prioritätsstufe oder markieren Sie die Vorlage als erledigt.
Mit oder ohne Signatur:
Wie bereits oben erwähnt, ist der Signaturanhang bei Serienmails oft nicht sinnvoll. Verwenden Sie u.U. eine individuelle Absenderadresse (Feld An).
(engl.: Cc)
In diesem Feld wird der oder werden die Empfänger angegeben, die eine Kopie der E-Mail erhalten sollen. Cc ist die Abkürzung von dem englischen "carbon copy", was ursprünglich dem Kohlepapier-Durchschlag bei einer traditionellen Schreibmaschine entspricht. Heute würde man sagen: Kopie zur Kenntnissnahme an. Dieses Feld wird im Normalfall nur sehr selten gebraucht.
E-Mail-Adressen müssen wie persönliche Daten behandelt werden. Geben Sie nicht ohne Grund und ohne Einverständnis der Betroffenen irgendwelche E-Mail-Adressen weiter.
(engl.: Bcc)
Auch in diesem Feld wird der oder werden die Empfänger angegeben, die eine Kopie der E-Mail erhalten sollen. Bc (genauer Bcc) ist die Abkürzung von dem englischen "blind carbon copy", was dem Cc entspricht, jedoch mit dem Unterschied, dass die Empfänger die im Feld "Bc" angegebenen E-Mail-Adressen nicht sehen können. Daher "blind". Man könnte auch sagen: Geheime Kopie zur Kenntnissnahme an.
Sollte eine E-Mail an mehrere Adressaten gesandt werden, verwenden Sie das Feld immer, wenn Sie verhindern wollen, dass jeder Empfänger herausfinden kann, an wen die E-Mail sonst noch geschickt wurde.
Dieses Feld befindet sich unterhalb des Feldes . Ist es nicht sichtbar, so klicken Sie bitte auf die Schalfläche Erweitern.
Ist dieses Feld leer (Normalfall), so trägt hier FlowFact beim Versand die Standard E-Mail-Adresse des Absenders (FlowFact Benutzers) ein.
Sofern eingerichtet, können Sie können Sie hier auch manuell eine andere E-Mail Absenderadressen auswählen. Ist dies der Fall, wird beim Versand weder eine allgemeine (siehe Fenster Extras/Grundeinstellungen, Registerkarte Mail-Signaturen), noch eine persönliche Signatur (siehe Fenster Extras/Benutzer, Registerkarte E-Mail) angehängt! Dies kann z.B. bei Serien E-Mails erwünscht sein, z.B. wenn Sie Newsletter versenden, die bereits Singnaturdaten enthalten und als Absender nicht Ihre eigene E-Mail-Adresse erscheinen soll.
Sollen im Feld Von mehrere E-Mail Adressen zur Auswahl stehen, so lesen Sie bitte die Seite E-Mail-Funktionen einrichten.
FlowFact stellt jeweils unterschiedliche Funktionen zum Senden von E-Mails zur Verfügung - je nach dem, ob Sie eine neue E-Mail schreiben oder eine bereits empfangene E-Mail beantworten:
Neue E-Mail:
Empfangene E-Mail:
Verschiebt eine neue E-Mail-Nachricht zunächst in 
. Bei nicht installiertem FlowFact Mail-Dienst (üblicher Weise bei FlowFact Einzelplatz-Installationen) müssen Sie das eigentliche Versenden Ihrer E-Mails manuell durch Klick auf 
(sichtbar, wenn Navigator-Ordner offen) starten. Bei installiertem FlowFact Mail-Dienst geschieht dies automatisch.
Bei Verwendung dieser Funktion werden folgende Arbeitsschritte von FlowFact ausgeführt:
Kopie der E-Mail-Aktivität erzeugen (einschließlich evtl. vorhandener Anhänge)
Anhänge (sofern vorhanden) in der E-Mail zum Versenden markieren
Kopie mit der Original E-Mail verknüpfen (Original E-Mail = übergeordneter Datensatz). Die Registerkarte Vorgang wird sowohl bei der Original-E-Mail als auch Kopie aktiv.
Feld in der Kopie leeren
Die Betreff-Zeile als gequotet kennzeichnen (Fw: voranstellen)
Text quoten, damit sich Ergänzungen bzw. Kommentare vom Ursprunstext abheben.
Anschließend brauchen Sie nur noch Ihre Ergänzung oder Ihren Kommentar über dem Ursprungstext und die E-Mail-Adresse des Empfängers im Feld einzugeben und mit zu bestätigen.
bzw.
Der Funktionslink ändert sich in , sobald mindestens eine Datei als Anhang der Aktivität beigefügt wurde. Anhänge sind in der Liste auf der Registerkarte Anhänge aufgeführt. Die Liste stelle eine Reihe interessanter Funktionen zur Verfügung (z.B. Dateiversand trotz Verknüpfung) - mehr darüber erfahren Sie unter Anhänge (Attachments)...
Dieser Funktionslink ist sichtbar, wenn es sich bei der Aktivität auf eine bereits empfange E-Mail-Nachricht handelt. Klicken Sie diese Funktion an, so bereitet FlowFact Ihre Antwort wie folgt vor:
Kopie der empfangenen E-Mail-Aktivität erzeugen (evtl. vorhandener Anhänge werden nicht mitkopiert)
Anlagedatum aktualisieren (Vorlagedatum wird entsprechend der Aktivitätenarten-Vorbelegung erzeugt)
Kopie mit der empfangenen E-Mail verknüpfen (Original E-Mail = übergeordneter Datensatz). Die Registerkarte Vorgang wird sowohl bei der Original-E-Mail als auch Kopie aktiv.
E-Mail-Header Daten (intern) aktualisieren
Absender E-Mail-Adresse der empfangenen E-Mail in das Feld übertragen
Feld 
aktualisieren (Ihre E-Mail-Adresse)
Die Betreff-Zeile als gequotet kennzeichnen (Re: voranstellen)
Text der empfangenen E-Mail quoten, damit sich Ihre Antwort vom Ursprunstext abhebt.
Verwenden Sie diese Funktion, wenn Sie die angezeigte E-Mail-Nachricht erneut versenden wollen. Hierbei wird weder eine Datensatzkopie erzeugt, noch irgend welche sonstigen Veränderungen vorgenommen.
Unterhalb der Funktionslinks zum Versenden, Weiterleiten etc. befinden sich die Felder für die Texteingabe. Beginnen Sie mit der Eingabe des Betreffs, der dem Empfänger als aussagekräftige Kurzinformation zum Inhalt dienen soll. Das große Feld darunter ist das Aktivitäten-Notizfeld, welches im aktiven E-Mail View zur Eingabe der E-Mail-Nachricht dient.
Betreff
Dieses Feld (in Verbindung mit E-Mail-Nachrichten auch subject genannt) sollte immer ausgefüllt sein, da der Inhalt in vielen Listen (sowohl in FlowFact, als auch in allen E-Mail-Clients bzw. E-Mail-Onlinediensten) angezeigt wird und somit eine sehr hilfreiche Orientierungshilfe ist.
Textfeld
Hier geben Sie Ihre E-Mail Nachricht ein. Dabei können Sie entscheiden, ob Ihr Text als reiner Text oder formatiert (Schriftart- und -Größe, Farben etc.) im sog. HTML-Format beim Empfänger ankommen soll. Oberhalb des Textfeldes finden Sie alle Funktionen, die Sie dazu benötigen.
Beachten Sie bitte in diesem Zusammenhang, dass Ihnen FlowFact eine Vielzahl interessanter Funktionen zur Verfügung stellt, die Ihnen beim Verfassen einer E-Mail die Arbeit erleichtern, z.B.:
E-Mail-Vorlage (Default Template), E-Mail Briefpapier, Signatur (Visitenkarte)
FlowFact kann auf Wunsch Ihre neuen E-Mail-Nachrichten per Mausklick automatisch vorbereiten, indem es Ihre Lieblingsvorlage einblendet und je nach Platzhalter Daten, wie z.B. Anrede einträgt. Die Seite E-Mail Vorlagen, Briefpapier, Visitenkarten zeigt Ihnen, wie es funktioniert.
Rechtschreibprüfung, Sprache, Schriftart
Das kontextsensitive Einblendmenü stellt Ihnen alle Funktionen zur Verfügung, die Sie für die Einstellung der automatischen Rechtschreibprüfung, der Sprache und Schriftart benötigen. Weitere Informationen dazu finden Sie auf der Seite Aktivitätentext-Popupmenü.
Welche Schritte zum Erzeugen und anschließenden Senden einer E-Mail-Nachricht notwendig sind, zeigt Ihnen der Kurs E-Mail-Nachricht schreiben, Versenden, beantworten. Er zeigt Ihnen ferner wie leicht es mit FlowFact macht ist, auf eine eingegangene E-Mail-Nachrichten zu antworten. FlowFact bietet auch hier Funktionen an, die Sie vergeblich in anderen Produkten finden werden. Dazu zählt u.a. die automatische Wiedervorlage unbeantworteter E-Mals.
Sie können pro E-Mail-Nachricht entscheiden, ob diese im Format Nur-Text oder HTML gesendet werden soll. Beide Formate haben Ihre Vor- bzw. Nachteile:
Nur-Text: Hier gehen Sie sicher, dass jeder E-Mail-Client (E-Mail-Software) dieses Format verarbeiten bzw. anzeigen kann. Dieses Format wird seit Bestehen des World Wide Webs verwendet. Es handelt sich um ein sehr schlankes und damit speicherfreundliches und damit schnell übertragbares Format.
HTML-Format: Dieses Format (HTML = Hypertext Markup Language) wurde zur Erstellung sog. Hypertext-Dokumente im World Wide Web entwickelt, also ursprünglich um Internetseiten mit allen damit verbundenen, zahlreichen Möglichkeiten hinsichtlich grafischer Gestaltung und Navigation im Internet zur Verfügung zu stellen. Inzwichen haben sich die Voraussetzungen dank hoher Bandbreiten und großer Datenspeicherungskapazitäten dramatisch geändert, sodass auch die datenintensiveren HTML-E-Mails durchaus Ihre Berechtigung gefunden haben und spätestens nach Einführung der Microsoft E-Mail-Clients Outlook bzw. Outlook Express immer mehr in Mode kommen.
Um die besonderen Stärken von HTML auf einfache Weise nutzen zu können, bietet FlowFact eine Reihe von Bedienungselemten. Mit wenigen Mausklicks wird es dadurch möglich, insbesondere Texte in ansprechender Weise ohne große Fachkenntnisse zu gestalten. Die Oberfläche des Textbereichs und die Bedienung verhält sich genau so, wie Sie es z.B. von Ihrem Outlook bzw. Outlook Express oder MS Word her gewohnt sind. FlowFact arbeitet für Sie im Hintergrund, d.h. alle Steuerbefehle, die für das Aussehen Ihrer Nachrichten verantwortlich bzw. notwendig sind, fügt FlowFact für Sie im Hintergrund (nach aussen unsichtbar) ein. Sie brauchen sich nur auf das Wesentliche konzentrieren.
Anschließend wollen wir Ihnen die einzelnen Gestaltungselemente vorstellen und Sie mit deren Bedienung vertraut machen. Aber, wie bereits gesagt, werden Sie alle bereits kennen und intuitiv damit umgehen können.
In den meisten View-Registerkarten wird zwischen dem Feld Betreff und dem Texteingabebereich eine Formatsymbolleiste dargestellt, die alle notwendigen Elemente enthält:
| Zur Auswahl einer installierten Schriftart. Wurde kein Text markiert, so wird die Formatierung auf das Wort angewendet, in dem sich der Cursor gerade befindet. |
| Zur Einstellung der Schriftgröße (Schriftgrad). Wurde kein Text markiert, so wird die Formatierung auf das Wort angewendet, in dem sich der Cursor gerade befindet. |
| Formatiert Text und Zahlen fett. Wenn die Markierung bereits fett formatiert ist, wird das Format "Fett" durch Klicken auf |
| Formatiert den markierten Text und Zahlen kursiv. Wenn die Markierung bereits kursiv formatiert ist, wird das Format "Kursiv" durch Klicken auf |
| Unterstreicht markierten Text und Zahlen. Wenn die Markierung bereits unterstrichen formatiert ist, wird die Unterstreichung durch Klicken auf |
| Richtet markierten Text, Zahlen oder in der Zeile befindliche Objekte linksbündig mit einem unregelmäßigen rechten Rand aus. Wurde kein Text markiert, so wird die Formatierung auf den gesamten Absatz angewendet, in dem sich der Cursor gerade befindet. |
| Zentriert markierten Text, Zahlen oder in der Zeile befindliche Objekte. Wurde kein Text markiert, so wird die Formatierung auf den gesamten Absatz angewendet, in dem sich der Cursor gerade befindet. |
| Richtet markierten Text, Zahlen oder in der Zeile befindliche Objekte rechtsbündig mit einem unregelmäßigen linken Rand aus. Wurde kein Text markiert, so wird die Formatierung auf den gesamten Absatz angewendet, in dem sich der Cursor gerade befindet. |
| Fügt den markierten Absätzen eine Numerierung hinzu oder entfernt diese. Wurde kein Text markiert, so wird die Formatierung auf den gesamten Absatz angewendet, in dem sich der Cursor gerade befindet. |
| Fügt den markierten Absätzen Aufzählungszeichen hinzu oder entfernt diese. Wurde kein Text markiert, so wird die Formatierung auf den gesamten Absatz angewendet, in dem sich der Cursor gerade befindet. |
| Rückt den markierten Absatz pro Klick bis zum vorherigen Tabstop ein. Wurde kein Text markiert, so wird die Formatierung auf den gesamten Absatz angewendet, in dem sich der Cursor gerade befindet. |
| Rückt den markierten Absatz pro Klick bis zum nächsten Tabstop vor. Wurde kein Text markiert, so wird die Formatierung auf den gesamten Absatz angewendet, in dem sich der Cursor gerade befindet. |
| Fügt unterhalb der Cursorstelle eine horizontale Linie ein. Befindet sich der Cursor innerhalb eines Wortes, so wird es an dieser Stelle umgebrochen. Es ist daher sinnvoll, zuvor den Cursor an das jeweilige Zeilenende zu setzen. |
| Kennzeichnet den markierten Text, durch gelbe Einfärbung des Texthintergrunds, so dass dieser gegenüber dem umgebenden Text hervorgehoben wird. Wollen Sie die Farbe vorübergehend ändern, klicken Sie zuerst auf den Pfeil |
| Färbt den markierten Text rot ein. Wollen Sie die Farbe vorübergehend ändern, klicken Sie zuerst auf den Pfeil |
| Über diese Funktion können Sie einen Link (z.B. zu einer anderen Internetseite) erzeugen. Die Schaltfläche (nur bei vorhandener Text- bzw. Objektmarkierung aktiv) öffnet den Dialog Hyperlink zur Eingabe der Hyperlinkinformationen (Typ und URL). Der Link wird anschließend in üblicher Form (bzw. gem. Einstellungen der System-Internetoptionen) dargestellt. Bei Klick auf den Link öffnet er das zuvor eingetragene Objekt, z.B. Datei oder Homepage. |
| Fügt an der Cursorstelle ein Bild ein, wenn Sie im folgenden Dialog Bild den Dateiort und -Namen eingeben (bzw. die Durchsuchen-Schaltfläche verwenden). Darüber nimmt der Dialog weitere Informationen bzw. Anweisungen auf:
Die obigen Eigenschaften können Sie selbstverständlich auch im Nachhinein ändern: Klicken Sie auf das Bild und dann auf |
| Klicken Sie diese Schaltfläche an um die automatische Rechtsschreibprüfung (während der Eingabe) zu aktivieren. Erneutes Klicken schaltet die Funktion wieder aus.
|
| Schaltet den Html-Modus ein bzw. aus.
|
| Schaltet den Edit-Modus ein bzw. aus. Eine E-Mail-Nachricht können Sie nur bei eingeschaltetem Edit-Modus eingeben bzw. ändern.
Schalten Sie den Edit-Modus aus, wenn Sie eine Vorschau Ihrer aktuellen Seite sehen wollen. Der Eingabebereich verhält sich dann so, wie ein Internet-Explorer bzw. E-Mail-Client.
|
Schalten Sie zuerst den Html-Modus ein, um alle Symbolschaltflächen zu aktivieren, deren Funktionen sich auf die Formatierung von HTML-Texten beziehen. Klicken Sie dazu auf:
, sodass die Schaltfläche so aussieht: 
.
Markieren Sie den Text, den Sie formatieren möchten.
Um z.B. die Schrift einer gesamten Nachricht zu ändern, stehen Ihnen zwei Funktionen zur Verfügung:
1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste an einer beliebigen Stelle innerhalb des Texteingabebereichs und wählen Sie im folgenden Popupmenü den Eintrag Alles markieren aus.
2. Verwenden Sie, während sich Ihr Cursor im Texteingabebereich befindet folgende Tastenkombination: [Strg]+[a]
Klicken Sie in der Formatsymbolleiste auf die Schaltfläche der gewünschten Text-Formatfunktion:
, 
, 
, 
oder 
(siehe obige Beschreibung der Formatsymbolleiste).
Schalten Sie zuerst den Html-Modus ein (siehe oben).
Klicken Sie auf eine beliebige Stelle im Absatz oder markieren Sie den Text auf den sich die Änderung beziehen soll.
Klicken Sie in der Formatsymbolleiste auf die Schaltfläche der gewünschten Text-Formatfunktion:
, 
, 
, 
, 
, 
oder 
(siehe obige Beschreibung der Formatsymbolleiste).
Um z.B. den Einzug eines Absatzes zu verändern, klicken Sie in der Formatsymbolleiste auf , um ihn zu vergrößern bzw. auf , um ihn zu verkleinern.
Schalten Sie zuerst den Html-Modus ein (siehe oben).
Fügen Sie Ihren Cursor am besten am Ende der Zeile ein, unter der die Linie erscheinen soll (steht Ihr Cursor z.B. in Mitten eines Wortes, so würde es an dieser Stelle durch die Linie getrennt werden).
Klicken Sie in der Formatsymbolleiste auf 
.
Um der Linie eine andere Farbe zu geben, müssen Sie diese zuerst auswählen (anklicken). Klicken Sie danach auf die Schriftfarbensymbol 
, um im folgenden Farbauswahldialog die gewünschte Farbe zu aktivieren.
Wenn Sie die Breite der Linie verändern wollen, so klicken Sie entweder das mittlere Haltefeld auf der linken bzw. auf der rechten Seite an (in folgender Vergrößerungsansicht gelb gekennzeichnet):
Fahren Sie mit der Maus über eines dieser Haltefelder, bis sich der Mauszeiger wie in folgender Abbildung verändert:
Halten Sie nun die Maustaste gedrückt und ziehen Sie den Mauszeiger nach rechts bzw. links.
Um die Linie vertikal zu vergrößern, fahren Sie mit Ihrem Mauszeiger über eines der in der Mitte der Linie angeordneten Haltefelder (in folgender Vergrößerungsansicht gelb gekennzeichnet):
Fahren Sie mit der Maus über eines dieser Haltefelder, bis sich der Mauszeiger wie in folgender Abbildung verändert:
Halten Sie nun die Maustaste gedrückt und ziehen Sie den Mauszeiger nach unten bzw. oben.
Versuchen Sie jetzt selbst, wie sich die restlichen Haltefelder auf die Gestalt der Linie auswirken.
Um die HTML-Formatierung wieder auszuschalten, klicken Sie auf die Symbolschaltfläche und bestätigen Sie die folgende Meldung mit JA. Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang, dass anschließend alle zwischenzeitlich vorgenommenen Formatierungen entfernt werden.
Die HTML-Formatierungssymbolschaltflächen werden invers (deaktiviert).
FlowFact bietet Funktionen, die Sie bei anderen E-Mail-Programmen vermissen werden. Dazu gehört beispielsweise die automatische Verkettung und hierarchische Darstellung von E-Mails, die sich auf einen bestimmten Vorgang beziehen (wie Sie es bisher nur von der Darstellung sog. Newsgroups her kennen).
Sie senden eine E-Mail an einen Kunden. Er antwortet Ihnen und Sie bedanken sich. Das sind schon drei unterschiedliche Nachrichten, die aber alle zu einem einzigen Vorgang gehören.
Wenn Sie nun von der Adresse des Kunden aus auf die Registerkarte 
klicken, werden alle Vorgänge bzw. Aktivitäten angezeigt, die mit der dieser Adresse verknüpft sind, selbstverständlich auch die E-Mails.
Wollen Sie aber nur alle Aktivitäten (z.B. E-Mails) innerhalb eines Vorgangs sehen, so wählen Sie in der Suchergebnisliste des Kunden (im Fenster Aktivitäten) z.B. Ihre e E-Mail-Nachricht aus und klicken von dort aus auf die Registerkarte 
. Anschließend wird der Vorgang im Fenster Vorgänge angezeigt:
Normalerweise befinden sich in herkömmlichen E-Mail-Clients alle drei E-Mails (gem. diesem Beispiel) erstens in unterschiedlichen Listen (Sende- bzw. Empfangsliste) und in verschiedenen Listenzeilen, die je nach Sortierung und inzwischen hinzugekommenen Nachrichten mehr oder weniger weit von einander angeordnet sind. Nicht so bei FlowFact, wie die obige Beispiel-Abbildung zeigt! Bei FlowFact wird der gesamte Vorgang anhand einer einzigen Zeile dargestellt. Dass sich dahinter noch weitere Vorgänge bzw. Aktivitäten verbergen, erkennen Sie am vorangestellten 
-Zeichen.
Und so wird ein aus mehreren Teilen bestehender Vorgang in der Liste angezeigt, nachdem Sie die Zeile durch Klick auf das -Zeichen geöffnet haben:
Wenn Sie eine E-Mail-Nachricht beantworten, erzeugt FlowFact automatisch eine Kopie der Original-Nachricht und verkettet beide. Das Original behält somit immer seine ursprünglichen Form, Ihre Antwort befindet sich in der Kopie, beide Aktivitäten gehören zu einem Vorgang (künftige darauf basierende E-Mails werden diesem Vorgang hinzugefügt). Auf diese Weise erhalten Sie immer eine lückenlose, chronologisch aufgebaute E-Mail-Hierarchie und die Übersicht bleibt erhalten.
Wie Sie eine E-Mail-Nachricht beantworten (und welche Aufgaben FlowFact dabei automatisch übernimmt) erfahren Sie in diesem Kurs: E-Mail beantworten.
Damit Sie künftig alle E-Mail-Funktionen optimal nutzen können, müssen zunächst einige Voraussetzungen gemäß der hier dargestellten Reihenfolge erfüllt sein. Um welche es sich dabei konkret handelt, erfahren Sie im nächsten Abschnitt.
entfernt. Wurde kein Text markiert, so wird die Formatierung auf das Wort angewendet, in dem sich der Cursor gerade befindet.
entfernt. Wurde kein Text markiert, so wird die Formatierung auf das Wort angewendet, in dem sich der Cursor gerade befindet.
Hervorheben
neben dieser Schaltfläche und dann auf das gewünschte Farbfeld. Die Farbe weiß nimmt die Hervorhebung wieder zurück. Wurde kein Text markiert, so wird die Formatierung auf das Wort angewendet, in dem sich der Cursor gerade befindet.
Hyperlink einfügen
Bild einfügen
RSP bei Eingabe
= 
Html-Modus ein/aus
Editmodus ein/aus
= ausgeschaltet