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Um die Vorteile sog. PDF-Dokumente zu erkennen, sollte man zunächst wissen, was man eigentlich unter einem PDF-Dokument versteht. Desweiteren ist es notwendig zu wissen, welche Voraussetzungen dafür notwendig sind und von welchen FlowFact Programmstellen aus PDF-Dokumente erzeugt werden können. All dieses Wissen vermittelt Ihnen dieses Onlinehilfekapitel.
Empfänger können Dateien, die sie z.B. per e-Mail erhalten oft nicht öffnen, da sie nicht über die Anwendungen verfügen, in denen die Dokumente ursprünglich erstellt wurden. Verfügen Sie über ein solches Programm, so können Sie eine fremde Datei (z.B. MS Word) in der Regel verändern, wodurch gegenüber dem Verfasser eine Sicherheitslücke entstehen kann. Ausserdem besteht keine Garantie dafür, dass das Erscheinungsbild des Empfänger-Dokuments exakt mit dem Original des Absenders übereinstimmt (z.B. fehlende Schriftarten).
All diese Probleme löst das PDF-Format. PDF steht für "Portable Document Format". Ein von Adobe bereits vor über 10 Jahren aus der PostScript-Sprache entwickeltes Format, um fertig formatierte Dokumente plattformunabhängig(!) anzeigen bzw. drucken zu können. PDF wird weltweit als De-facto-Standard für den zuverlässigen und sicheren Austausch von elektronischen Dokumenten aller Art eingesetzt.
FlowFact unterstützt zwei unterschiedliche Systeme zur Erzeugung von PDF-Dokumenten:
Adobe
PDF-Writer:
Die Adobe PDF-Anbindung von FlowFact basiert auf dem kosten- und lizenzpflichtigen
PDF-Writer von Adobe (Version
5). FlowFact erkennt ihn am Eintrag
Acrobat PDFWriter im Verzeichnis
für Drucker bzw. Faxgeräte. Dieser Eintrag wird bei der Installation des
PDF-Writer automatisch erzeugt und darf im Nachhinein nicht verändert
werden!
Bei
der Installation bitte unbedingt beachten:
Klicken Sie im Setup-Dialog auf den Setup-Typ Benutzer
und wählen Sie anschließend zusätzlich die Komponente Acrobat PDFWriter-Dateien aus! Fahren Sie dann
mit der Installation fort.
FreePDF:
Wie der Name schon sagt, handelt es sich hierbei um eine kostenlose
Lösung. Sie bietet zwar weniger Funktionen, ist aber im Zusammenhang mit
FlowFact vollkommen ausreichend.
FlowFact sucht nach den Druckertreibern Acrobat PDFWriter sowie FreePDF und erkennt diese automatisch. Technisch
funktioniert die Anbindung dieser beiden Systeme völlig unterschiedlich.
FreePDF basiert auf Ghostscript (Version 7.0). Die beiden Programme (FreePDF
Version 2.0 und Ghostscript 7.05) sind zwar kostenlos, aus lizenzrechtlichen
Gründen muss sich der Anwender diese jedoch selbst downloaden. Die Links
dazu stellen wir Ihnen auf unserer Homepage www.flowfact.de/support/freeftp.htm
zur Verfügung.
Bei
der Installation bitte unbedingt beachten:
Installieren Sie bitte zuerst Ghostscript
und dann FreePDF! Andernfalls
bricht die FreePDF-Installation ab.
Die Qualität Schlecht
(FreePDF Einstellungen) reicht in der Regel für Briefe aus. Ein Dokument,
welches mit der Qualitätsstufe Hoch
erzeugt wurde und eine Dateigrösse von 61
KB hat, benötigt bei der Einstellung Schlecht
lediglich 15 KB!
Sind beide Systeme installiert, bevorzugt
FlowFact den Adobe PDF-Writer!
FlowFact erzeugt ein PDF-Dokument, wenn Sie...
in der Liste Anhänge ein Dokument auswählen, dann mit der
rechten Maustaste anklicken und im folgenden Einblendmenü die Funktion
PDF-Datei erzeugen starten. Bei
unbekannten Dateiformaten erhalten Sie eine Meldung, dass die Konvertierung
nicht möglich ist.
im Auswahldialog für Word-
bzw. Excel-Vorlagen die Funktion wenn möglich
als e-Mail senden aktivieren und die jeweilige Adresse über eine
e-Mail-Adresse verfügt.
FlowFact fügt der E-Mail-Nachricht das umgewandelte Word-Dokument als
PDF-Anhang bei. Ausserdem erscheint im Text der E-Mail der Hinweis Nachricht befindet sich im Anhang als PDF-Dokument.
Sie erstellen eine Adressenliste für
ein Rundschreiben. Das zuvor erstellte Rundschreiben wählen Sie im Word-
bzw. Excel Vorlagendialog aus. Anschließend aktivieren Sie dort die Funktion
wenn möglich als e-Mail senden
und bestätigen anschließend durch Anklicken der Schaltfläche Sofort ausgeben. FlowFact erzeugt nun automatisch
bei allen Adressen mit vorhandener eMail-Adresse eine E-Mail-Nachricht
(Aktivität), wandelt das Rundschreiben in ein PDF-Dokument um und fügt
es als Anhang der jeweiligen eMail-Nachricht bei. Bei FlowFact
Immobilien funktioniert das gleiche Verfahren selbstverständlich
auch vom Fenster Selektion aus,
wenn dort die Offertenerstellung
aktiviert wird.
Den Standard-Hinweis Nachricht befindet sich im Anhang als PDF-Dokument können Sie für jede Textvorlage individuell ändern. Dazu steht Ihnen im FlowFact Word-Menü die Funktion Email-Text für PDF-Versand festlegen... zur Verfügung.
