Einleitung
FlowFact verfügt über einen vollwertigen, komplett in das Aktivitätenkonzept integrierten, E-Mail-Client. Alle Funktionen, die FlowFact bei der Bearbeitung von Aktivitäten (automatische Adressenverknüpfung, Wiedervorlage, Alarmsystem u.v.m. ) zur Verfügung stehen, sind somit auch bei ein- bzw. ausgehenden E-Mails anwendbar. Bei Netzwerk-Betrieb kann zusätzlich der optionale FlowFact Mail-Dienst (POP3 und SMTP) installiert werden (optional), der das Empfangen und Senden von E-Mail-Nachrichten automatisch für alle FlowFact Benutzer steuert.
Vorbereitungen
Damit FlowFact Ihre E-Mail-Nachrichten senden bzw. empfangen kann, sind einige Einstellungen im Vorhinein notwendig:
Zunächst müssen Sie über mindestens eine E-Mail-Adresse verfügen, die Sie sich z.B. bei Ihrem Internet-Provider (bei bereits vorhandener Homepage-Adresse, z.B. www.puretec.de oder www.schlund.de) oder einem sonstigen Online-Services-Anbieter (z.B. www.web.de oder www.gmx.de) einrichten können.
Der Provider bzw. Online-Services-Anbieter stellt Ihnen einen sog. Mailserver zur Verfügung, über den Sie Ihre Mails abrufen und versenden können. Um Zugang zu diesem Mailserver zu bekommen, benötigen Sie u.a. den Servernamen. Dabei wird zwischen Posteingangs- und Postausgangsserver unterschieden:
Postausgangsserver:
FlowFact unterstützt nur einen Postausgangsserver (bei gewerblicher
Nutzung völlig ausreichend), wodurch sich der für die E-Mail-Funktionen
notwendige Konfigurationsaufwand auf ein Minimum reduziert. Auch die Bedienung
wird dadurch enorm erleichtert, beispielsweise brauchen Sie beim Versand
Ihrer E-Mails keine Absender E-Mail-Adresse zu berücksichtigen.
Posteingangsserver:
In FlowFact können Sie pro Benutzer beliebig viele Posteingangsserver
bzw. Accounts (Konten) konfigurieren. Normalerweise brauchen Sie jedoch
nur einen Provider (z.B. den Provider Ihrer Homepage), da die meisten
Tarife in der Regel eine ausreichend große Anzahl unterschiedlicher
E-Mail-Adressen (z.B. pro Mitarbeiter) beinhalten. Außerdem stellen
viele Anbieter sog. POP3-Sammeldienste
zur Verfügung, die E-Mails von anderen POP3-Servern
abholen lassen. Aber auch die Möglichkeit E-Mails
an andere Zieladressen weiterleiten zu können,
sollten Sie in Ihre Konfigurationsplanungen mit einfließen lassen.
Weitere Einstellungen wie TIF-Attachments
nicht im Archivierungsfenster speichern, Versand
aller Ausgangs-e-Mails als Blind-Kopie an eine bestimmte Adresse
(z.B. die Realisierung eines externen zentralen Postausgangs auch ohne
Mailserver), Uhrzeiteinstellung und Intervall für Mail-Dienst-Aktivität
können Sie in der FlowFact.INI berücksichtigen!
Anschließend zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wo bzw. wie Sie Ihr FlowFact E-Mail-fähig machen.
FlowFact einrichten
Überprüfen Sie die Einstellungen der Aktivitätenarten, die automatisch
für ein- und ausgehende E-Mail vorbelegt werden sollen. Öffnen Sie dazu
das Fenster Benutzer 
Extras/Aktivitätenarten.
Bei Verwendung der FlowFact-Musterdaten handelt es sich dabei um A allg. e-mail für ausgehende und E
allg. e-mail für eingehende E-Mails.
Achten Sie unbedingt darauf, dass bei
der Aktivitätenart E allg. e-mail jeweils eine
Null 0 in den Feldern Vorlage
in xx Tagen und xx Minuten steht, da Ihre
eingehenden E-Mails sonst nicht gleich in der Vorlage-Liste stehen. Ferner
ist es ratsam, die Funktion Ohne Uhrzeit zu deaktivieren
(kein Häkchen), da nur so die eingehenden E-Mails auch über FlowFact-Alarm
gemeldet werden. Verwenden Sie weitere Aktivitätenarten, so überprüfen
Sie bitte auch dort diese Einstellungen.
Öffnen Sie zuerst das Fenster Extras/Grundeinstellungen, Register Allgemein und tragen Sie im Bereich SMTP-Server den Namen des Postausgangs-Servers ein (z.B. hier einige Beispiele...) und -sofern bei Ihrem Provider eine SMTP-Server Authentifizierung notwendig ist- zusätzlich noch Ihr Login und Kennwort.
Öffnen Sie nun das Fenster Extras/Benutzer und wählen Sie den jeweiligen Benutzer aus.
Klicken Sie auf die Registerkarte Vorbelegung (Bereich Ausgehende E-Mail) und wählen Sie im Listenfeld Aktivitätenart Ihre Aktivitätenart für ausgehend E-Mails aus (z.B. A allg. eMail).
Klicken Sie nun auf die
Registerkarte E-Mail, um im Feld Signatur
eine Signatur einzugeben. Alles, was Sie in diesem Feld eintragen, wird
automatisch am Ende des e-Mail-Textes dazu kopiert, z.B.:
======================================
Meine Firma
Mein Mitarbeiter
Strasse HausNr., PLZ Ort
Telefon, Fax
======================================
Klicken Sie jetzt noch
auf die Registerkarte Briefdaten und tragen Sie
im Feld Email die E-Mail-Adresse des jeweiligen
FlowFact-Benutzers ein (z.B. mein.name@name-meines-providers.de).
Da FlowFact nur einen Postausgangs-Server unterstützt, müssen alle
hier eingetragenen E-Mail-Adressen beim Provider des Postausgangsservers
(gem. Punkt 1) angemeldet sein!
Öffnen Sie das Fenster
Extras/Konten., um anschließend
die erste E-Mail-Adresse (Typ: POP3-Mailbox)
einzugeben.
Klicken Sie dazu auf das
Neuanlage-Icon 
.
Tragen Sie im Feld Server den Namen des jeweiligen Posteingangsservers (POP3) ein (z.B. hier einige Beispiele...)
Geben Sie den Mailboxnamen zur jeweiligen der E-Mail-Adresse im Feld Login ein (z.B. xy123456-1200).
Klicken Sie auf die Schaltfläche
Kennwort festlegen... und tragen Sie im folgenden
Dialog das Passwort ein (z.B. geheim).
Das Passwort wird aus Sicherheitsgründen bei erneutem Aufruf dieses
Dialogs nicht mehr angezeigt!
FlowFact legt pro E-Mail-Eingang
eine Aktivität an, die automatisch einem bestimmten Anwender zugeordnet
und mit einer Aktivitätenart vorbelegt werden können. Diese Vorbelegungen
legen Sie im Bereich Vorbelegung Aktivitäten fest.
Besitzer:
Beginnen wir mit dem Aktivitäten-Datensatzbesitzer, indem Sie im Listenfeld
Besitzer den gewünschten FlowFact-Benutzer auswählen.
Aktivitätenart:
Wählen Sie hier die Aktivitätenart aus, die vorbelegt werden soll (z.B.
E allg. eMail). Bitte überprüfen Sie die Einstellungen
im Fenster Extras/Aktivitätenarten (gem. obigem
Hinweis zum Abschnitt Aktivitätenarten für E-Mails).
Merkmale und Sicherheit festlegen:
Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um im folgenden Dialog das vorbelegte
Merkmal und die gewünschten Sicherheitseinstellungen zu bestimmen. Bestätigen
Sie anschließend durch Klick auf Übernehmen. In
der Liste darunter sehen Sie, welche Merkmale festgelegt wurden.
Achten Sie darauf, Ihr bisheriges
E-Mail-Programm für den Empfang bzw. Versand zu deaktivieren!
Bei MS Outlook finden Sie die Funktion zum Deaktivieren
unter Extras/Optionen..., Registerkarte E-Mail-Dienste, Schaltfläche E-Mail-Unterstützung
neu konfigurieren....
In MS Outlook express löschen Sie einfach Ihre
E-Mail-Konten (Menü Extras/Konten..., Registerkarte
E-Mail).