Der optionale Index-Server indiziert alle Daten FlowFact-weit, d.h. er stellt bei der Suche nicht nur alle Informationen aus allen Fenstern, sondern auch aus extern verknüpften Dateien zur Verfügung, wie z.B. Ablagetexte (MS-Word-Dokumente), Posteingang und Postausgang.
Damit Sie von der Indexsuche Gebrauch machen können, müssen Sie über eine Index-Server-Lizenz verfügen. Beim Index-Server handelt es sich um einen sog. FlowFact-Dienst, der (wie alle Dienste) im Hintergrund arbeitet. Nach dem ersten Start (eine erfolgreiche Installation vorausgesetzt) baut der Index-Server die notwendigen Index-Daten auf. Anschließend beschränkt sich die Indizierung nur noch auf neue bzw. geänderte Daten. Die Intervalle der Indizierungen sind frei einstellbar. Unterhalb der Suchbegriff-Eingabe im Dialog Indexsuche wird das Datum und die Uhrzeit der letzten Indizierung angezeigt (Stand der Datenbasis).
Der Microsoft® SQL Server™ 7.0 stellt eine Reihe zusätzlicher Tools zur Verfügung, wie z.B. sog. Volltextkataloge für deren Aufbau der MS Index-Servers verantwortlich sind. Somit lag nahe, diese extrem leistungsoptimierten Mechanismen für FlowFact nutzbar zu machen. Der FlowFact Indexserver setzt also darauf auf, d.h. er definiert die für die Indexsuche relevanten Datenbereiche, bereitet Blob-Dateien unter Verwendung sog. IFilter ("Wordbreaker") auf, z.B. Aufsplitten von Excel-, Html- und Worddateien in einzelne Wörter. Der FlowFact-Indexserver verwendet automatisch alle installierten IFilter.
Einen IFilter für das PDF-Format können Sie sich auf der Adobe-Homepage unter der Adresse http://www.adobe.com/support/downloads/product.jsp?product=1&platform=Windows downloaden.
Da zum Indizieren von Word-Dateien (Ablagedokumente) MS Word selbst nicht mehr notwendig ist, wird der Rechner enorm entlastet. Der FlowFact Indexserver übergibt die so aufbereiteten Daten an den Microsoft® SQL Server™, welcher wiederum mit dem MS Indexserver unter Berücksichtigung des definierten Volltextkatalogs kommuniziert.
Die Anlage des Volltextkatalogs und alle damit verbunden Einstellungen findet äußerst komfortabel mit Hilfe des Installations-Assistenten statt (siehe "Installation").
Bitte beachten Sie, dass NT-Dienste nicht unter Windows 95/98 ausführbar sind! Um die FlowFact-Dienste (sie arbeiten völlig im Hintergrund) nutzen zu können, muss somit Windows NT oder Windows 2000 (auf dem Server) installiert sein! FlowFact-Dienste werden bereits beim Systemstart automatisch aktiv ohne dass ein User am Server angemeldet sein muss. Auf diese Weise sind die Dienste vor Unbefugten geschützt bzw. können nicht versehentlich beendet werden.
Da die Dienste den Microsoft® SQL Server™ intensiv nutzen (die CPU-Belastung ist relativ gering), sollten diese normalerweise auf dem gleichen Computer laufen, wie der Microsoft® SQL Server™. Ein eigener Diensterechner bringt hier nicht sehr viel, da ein dedizierter
Diensterechner eigentlich nur ständig auf den Microsoft® SQL Server™ warten würde. Weiter besteht der Vorteil, dass die Dienste automatisch mit dem Microsoft® SQL Server™ gestartet und beendet werden können. Es empfiehlt sich also eher den Rechner, auf dem der Microsoft® SQL Server™ läuft, mit mehr Speicher und evtl. mehr CPUs auszustatten.
Ausnahme: OCR-Server. Da die OCR naturgemäß sehr CPU belastend ist, macht es bei hohem OCR-Verkehr durchaus Sinn, den OCR-Dienst (und nur diesen!) auf einen dedizierten
OCR-Server zu installieren.
Da der MS-Indexserver momentan nur unter NT/2000 Server verfügbar ist, stehen Volltextdatenbanken nur dann zu Verfügung, wenn der Microsoft® SQL Server™ auf einem Windows NT/2000-Server installiert ist.
Bei Updates muss aus technischen Gründen die Volltextdatenbank entfernt und über den Administrationsassistenten neu aufgebaut werden (Funktion Volltextkatalog einrichten).
Bitte richten Sie zuerst den Indexserver-Dienst ein, bevor Sie die Installation des Volltextkatalogs durchführen. Gehen Sie dazu wie folgt vor (bitte Reihenfolge beachten):
Starten Sie den Installations-Manager FlowFact - Administrationsassistent über das Startmenü.
Wenn Sie Windows Vista verwenden, müssen Sie den Assistenten als Administrator ausführen. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf den Menüeintrag FlowFact - Administrationsassistent, um das Kontextmenü zu öffnen. Wählen Sie dort die in folgender Abbildung dargestellte Option:
Wählen Sie im Listenfeld Was wollen sie tun? den Eintrag FlowFact Dienste einrichten aus:
Klicken Sie mit Weiter zum nächsten Dialog. Der FlowFact-Ordner (Speicherort der FlowFact.EXE auf dem Server) wird automatisch vorbelegt. Berücksichtigen Sie hier bitte noch die Login-Eingaben.
Domänen-Log: Bitte geben Sie hier die Domänen- und Login-Daten (durch Backslash getrennt) ein. Weitere Informationen dazu finden Sie hier... 
Klicken Sie mehrmals auf Weiter bis Sie den Dialog Dienste aktivieren erreicht haben. Aktivieren Sie die Funktion FlowFact Dienst Indexserver. Befinden sich der Dienst und der SQL Server auf dem gleichen Rechner, sollten Sie die Funktion im unteren Bereich des Dialogs aktivieren. 
Klicken Sie auf Weiter und starten Sie die Installation im letzten Dialog durch Klick auf die Schaltfläche Fertigstellen: 
Nach erfolgter Einrichtung des Indexserver-Dienstes können Sie nun mit der Installation des Volltextkatalogs beginnen. Der Administratorassistent berücksichtigt richtet den Volltextkatalog für die FlowFact-Datenbank ein und aktiviert den Aktualisierungsplan. Hinter diesen beiden Funktionen stehen eine Vielzahl von Einstellungen, die manuell nur von SQL-Spezialisten nachvollzogen bzw. durchgeführt werden können.
Bitte rufen Sie dazu den Installations-Manager FlowFact_Admin.exe auf bzw. gehen Sie zurück zur Startseite Was wollen Sie tun?
Wählen Sie zunächst diese Einstellung aus: 
Klicken Sie auf Weiter. Im nächsten Dialog tragen Sie den Ordner ein, in welchem die Volltextkatalog-Dateien gespeichert werden sollen, sofern dieser von der Standardvorgabe abweichen soll. Bitte verwenden Sie bei der Pfadeingabe keine UNC-Notation, wie z.B. "\\s1\vol2..."). Standardmäßig wird der Ordnername volltextkataloge vorgegeben. 
Beachten Sie bitte in diesem Zusammenhang:
Installieren Sie den Volltextkatalog wenn möglich auf einer anderen Festplatte (also nicht dort, wo sich Ihre SQL Server Daten befinden). Generell gilt: Wenn Sie die Last auf mehrere Festplat-ten verteilen, erhöht sich der Datendurchsatz und somit die Verarbeitungsgeschwindigkeit.
Klicken Sie auf Weiter, um im nächsten Dialog die Daten zur Aktualisierung des Volltextkatalogs einzugeben. 
Klicken Sie auf Weiter, um im nächsten Dialog den Vorgang zu starten. 