FriendListing...Siehe Navigator FriendListing...
Folgende Funktionen erreichen Sie über den Navigator:
Mit Hilfe der in FlowFact Immobilien enthaltenen Funktionen zur Verwaltung von Kooperationspartnern bzw. -Objekten (FriendListing) sind Sie in der Lage, auf einfache Weise Objekt-Daten mit Ihren Kooperationspartnern auszutauschen. Sie benötigen dazu weder eine zentrale Datenbank, noch eine Online-Immobilienbörse. Die Daten werden einfach per E-Mail zwischen den Partnern ausgetauscht, die sich untereinander bereit erklärt haben, gegenseitige Meta-Geschäfte durchzuführen. Zusätzliche Kosten fallen somit nicht an.
Die Bedingungen für eine solche Zusammenarbeit werden von den Teilnehmern untereinander abgesprochen. Ein Teilnahmezwang besteht in der Regel nicht. Jeder Teilnehmer kann die Annahme bzw. Weitergabe von Objektdaten pro Objekt selbst entscheiden. Eine Zusammenarbeit wird akzeptiert, sobald in FlowFact das Objekt bzw. der Partner für die FriendListing-Teilnahme gekennzeichnet ist. Alle objektspezifischen Aktivitäten, die der Objekt-Empfänger in seinem FlowFact-System verwaltet, werden dem Objekt-Leader automatisch per E-Mail-Anhang übermittelt und in das dortige FlowFact eingelesen. Die so neu erzeugten bzw. aktualisierten Aktivitäten enthalten selbstverständlich keine internen Informationen des Kollegen, sondern beschränken sich auf Objekttracking-Daten. Dieser Informationsfluss geht nur in eine Richtung - vom Objekt-Empfänger zum Objekt-Leader, nicht aber umgekehrt!
Die Verwaltung der Kooperationsdaten findet in zwei von einander unabhängigen Fenstern statt:
FriendListing - Partner
Dieses Fenster besteht aus zwei Registerkarten. Im ersten Register (Partner) sind alle Maklerkollegen aufgelistet, die mit Ihnen bzw. mit denen Sie kooperativ zusammenarbeiten bzw. Objektdaten austauschen. Die zweite Registerkarte (Objektfreigaben) informiert über die Objektfreigaben, die sich auf den jeweils im ersten Register ausgewählten Partner beziehen.
FriendListing - Objekte
Dieses Fenster verfügt über mehrere Registerkarten. Im ersten Register (Objekte) werden wahlweise die eigenen oder Partner-Objekte dargestellt. Die zweite Registerkarte (Partnerfreigabe) informiert über die Partnerfreigaben, die sich auf das jeweils im ersten Register ausgewählte Objekt beziehen. Da sich die Freigabe immer nur auf Ihre eigenen Objekte bezieht, lässt sich diese Registerkarte nicht öffen, wenn im Objekte-Register ein Partnerobjekt ausgewählt wurde. Die restlichen Registerkarten stehen für das Senden bzw. Empfangen von Objektdaten sowie für Einstellungen zur Verfügung.
Die folgende Abbildung verdeutlicht den Aufbau der Freigabe-Matrix. Ein Doppelklick auf die jeweilige Freigabeliste schaltet zwischen den Fenstern FriendListing - Partner und FriendListing - Objekte um.
Partnerfreigabe:
Zur Kennzeichnung/Anzeige, an welche Partner die Daten eines bestehenden Objekts übertragen werden bzw. wurden.
Objektfreigabe:
Zur Kennzeichnung/Anzeige, welche Objekte aus meinem Bestand ein bestehender Partner von mir erhalten soll bzw. hat.
Die Bedienung der beiden Fenster ist denkbar einfach!
Sie brauchen nur das jeweilige Fenster zu öffnen, um mit der Funktion 
Neu die zuvor angezeigten Adress- bzw. Objekt-Daten für das FriendListing zur Verfügung zu stellen. Anschließend stehen Ihnen weitere Einstellungen, insbesondere die Vergabe von Rechten zur Verfügung. Wichtig ist, dass die korrekten E-Mail-Adressen für die Kooperation eingetragen sind. Achten Sie also auf korrekte Einträge im Feld EMail im Fenster FriendListing - Partner. Tragen Sie Ihre eigene E-Mail-Adresse im Feld FriendListing - EMail ein. Verwenden Sie dazu am besten eine eigene Adresse, z.B. friendlisting@meine-website.de (Registerkarte Einstellungen im Fenster FriendListing - Objekte).
Das Senden und Empfangen von Objektdaten wird mit einem einzigen Mausklick gestartet. Dabei erzeugt FlowFact für jeden Empfänger eine separate E-Mail-Nachricht mit den komprimierten Übertragungsdaten als Anhang, wie alle anderen E-Mail-Ausgänge im Bereich EMail Postausgang zwischengespeichert werden. Wenn Sie über einen Mailserver verfügung, erfolgt die Übertragung der erzeugten E-Mails (bzw. der Empfang von FriendListing E-Mails) automatisch. Ansonsten müssen Sie das Senden/Empfangen manuell durchführen.
In diesem Fenster werden alle Kollegen aufgelistet, die mit Ihnen bzw. mit denen Sie kooperativ zusammenarbeiten bzw. Objektdaten austauschen.
Das Fenster besteht aus zwei Registerkarten:
Partner:
Diese Liste enthält alle Kooperationspartner, egal ob 
aktiv oder 
inaktiv. Nur als aktiv gekennzeichnete Partner können an der Datenübertragung teilnehmen. Um z.B. einen aktiven Partner (vorübergehend) davon auszuschließen, klicken Sie einfach auf das rote Häkchen in der linken Listenspalte. Erneutes Klicken auf den Funktionsbutton aktiviert wieder den Partner. Die einzelnen Felder bzw. Fensterelemente werden weiter unten im Detail beschrieben.
Objektfreigaben:
Die Liste zeigt alle Ihre Objekte, die Sie im Fenster Objekte als Kooperationsobjekte eingefügt haben. Die Anzeige in Bezug auf die Freigabe bezieht sich immer auf einen Partner (der in der Liste im Partner-Register angeklickt wurde). Zur Kontrolle erscheint der Name des ausgewählten Partners in der Fenster-Kopfleiste und im Verknüpfungsfeld. Die für den Partner freigegebenen Objekte sind mit einem roten Häkchen in der linken Listenspalte markiert. Durch direktes Anklicken eines Häkchens können Sie die Objektfreigabe zurücknehmen oder durch erneutes Klicken den Funktionsbutton wieder aktivieren.
Neu
So legen Sie einen neuen Kooperationspartner an:
Um einen neuen Kooperationspartner einzufügen, suchen Sie zuerst im Fenster Adressen dessen Adresse heraus bzw. geben Sie diese dort neu () ein.
Öffnen Sie anschließend das Fenster Partner (FriendListing). Das Fenster Adressen mit den darin enthaltenen Adressdaten bleibt im Hintergrund.
Klicken Sie nun auf die Schaltfläche Neu in der Symbolleiste und bestätigen Sie die folgende Abfrage mit "JA". Achten Sie darauf, dass der Name in der Kopfleiste mit der soeben eingefügten Adresse übereinstimmt.
Aktualisieren
Liest alle Datensätze neu ein und aktualisiert die im Fenster enthaltenen Listen.
Blättern
Mit Hilfe der Blättern-Schaltflächen können Sie sich innerhalb der angezeigten Liste bewegen ohne dabei die Registerkarte wechseln zu müssen.
Sie befinden sich auf der Registerkarte Objektfreigaben. Jetzt können Sie durch Blättern die Freigaben jedes Partners überprüfen ohne zur Auswahl des jeweiligen Partners auf die Registerkarte Partner wechseln zu müssen.
Löschen
Um einen Eintrag in der Liste zu entfernen, wählen Sie diesen zuerst aus (siehe Angaben in der Fenster-Kopfleiste bzw. im Verknüpfungsfeld) und klicken Sie anschließend auf diese Funktion.
Registerkarte "Partner"
Adresse
Hier wird die verknüpfte Adresse angezeigt. Bei Klick auf diesen Link öffnet sich das Fenster Adressen und zeigt dort die vollständige Adresse an.
Rechte
Anhand dieses Listenfeldes können Sie aus den unten beschriebenen Rechten wählen und die gewünschte Auswahl als Voreinstellung übernehmen. Diese Rechte beziehen sich ausschließlich auf Ihre eigenen Objekte, die Sie für den jeweiligen Partner vorsehen. Da es sich nur um Vorbelegungen handelt, haben Sie die Möglichkeit diese im Fenster FriendListing - Objekte jederzeit zu ändern.
Bitte beachten Sie, dass die Einstellung der Rechte nur Informationscharakter haben! Es handelt sich also nur um eine Anweisung für Ihren Partner, in welchem Umfang er das Objekt bearbeiten darf.
Folgende Auswahlmöglichkeiten stehen zur Verfügung:
0 - Normal
Der Partner darf ihr Objekt z.B. selektieren und über die Offertenerstellung anbieten. Eine Übertragung an Internet Immobilienportale ist allerdings nicht erwünscht. Die Objektadresse (Straße, Hausnummer) bleibt dem Kollegen verborgen.
1 - Internetübertragung
Entspricht der Einstellung "0 - Normal" mit der Ausnahme, dass der Kooperationspartner die Objektdaten an ein Internet Immobilienportal übertragen darf. Auch hier werden Straße und Hausnummer nicht bekannt gegeben.
2 - volle Adresse
Entspricht der Einstellung "1 - Internetübertragung", wobei die vollständige Objektadresse (Straße, Hausnummer) dem Kooperationspartner bekannt gegeben bzw. mit übertragen wird.
Gruppe
Geben Sie hier einen gemeinsamen Begriff ein, um eine Gruppe von Kooperationspartnern zu bilden. Wenn Sie z.B. bei mehreren Partnern den Buchstaben "A" eingeben, so sind diese Teil der Gruppe "A". Auf diese Weise können Sie später im Fenster Kooperationsobjekte (Registerkarte Partnerfreigabe) über die Funktion über Gruppe gleichzeitig mehrere Partner (nämlich die der Gruppe "A" angehörenden) für die Freigabe bestimmen, ohne jeden Zeileneintrag manuell auswählen zu müssen.
Aktiv
Nur aktive Partner () können Objekt-Daten erhalten und nur diese erscheinen im Fenster FriendListing - Objekte. Bei inaktiven Partnern () findet keinerlei Datenaustausch statt, d.h. es werden einerseits weder Objektdaten übertragen, noch andererseits empfangene FriedListing eMails eingelesen.
Diese Funktion erreichen Sie auch in der Liste (Spalte Aktiv).
FlowFact trägt in diesem Feld zunächst die E-Mail-Adresse aus der verknüpften Adresse ein, sofern dort vorhanden. Achten Sie bitte darauf, dass hier auf jeden Fall eine eMail-Adresse eingetragen ist, da sonst keine Übertragung stattfinden kann.
Diese eMail-Adresse wird bei jedem Datenimport überprüft und automatisch berichtigt, sobald diese nicht mit der Eingabe im Feld FriendListing - EMail (Registerkarte Einstellungen) des korrespondirenden Partners übereinstimmt. Die eMail-Adresse im verknüpften Adressdatensatz bleibt selbstverständlich davon unberührt.
Normalerweise sollte jeder FriendListing Teilnehmer über eine spezielle FriendListing eMail-Adresse verfügen.
Die Attachments (ZIP-Dateien) der zum Datentransfer erzeugten eMails können sehr groß werden, wenn diese insbesondere Objektdaten einschließlich Mediadaten (Fotos, Grundrisspläne etc.) beinhalten. Bitte melden Sie deshalb Ihre FriendListing eMail-Adresse bei einem Provider an, der größere eMail-Attachments zulässt und nicht ausfiltert!
Notiz
Raum für interne, beliebige Notizen.
Liste
Die Liste fasst alle wichtigen Daten zusammen. Diese sind: Aktiv bzw. Inaktiv, Art der Rechte, Gruppenbezeichnung sowie Name, Firma, PLZ, Ort des Kooperationspartners und die EMail-Adresse für die Datenübertragung.
Die Funktion "Aktiv" bzw. "Inaktiv" können Sie direkt von der Liste aus aufrufen. Klicken Sie dazu einfach den jeweiligen Funktionsschalter an.
Ein Doppelklick auf den jeweiligen Listeneintrag öffnet das Fenster Adressen, um dort die Adressdaten des jeweiligen Kooperationspartners anzuzeigen.
Registerkarte "Objektfreigaben"
Wie bereits oben erwähnt, legen Sie in der Registerkarte Objektfreigaben fest, welche Ihrer eigenen Objekte für den jeweils ausgewählten Kooperationspartner freigegeben werden sollen.
Bereich "anzeigen"
nur Freigegebene
Bei aktiver Einstellung werden die nicht freigegebenen Objekte ausgeblendet.
Bereich "gesammelt freigeben"
Alle
Über diese Schaltfläche werden alle Objekte gleichzeitig als "frei gegeben" markiert.
Keine
Setzt die Freigabe für alle Listeneinträge zurück. Alle evtl. zuvor angezeigte Häkchen verschwinden.
Partner
Hier wird die verknüpfte Adresse angezeigt. Bei Klick auf diesen Link öffnet sich das Fenster Adressen und zeigt dort die Adresse des Kooperationspartners an. Anhand dieses Feldes können Sie überprüfen, ob der richtige Vertragspartner für die Objektfreigabe ausgewählt ist.
Liste
In dieser Liste werden alle Objekte mit einem roten Häkchen markiert, die für den in der Kopfleiste bzw. im Verknüpfungsfeld "Adresse" angezeigten Kooperationspartner frei gegeben wurden. Um die Freigabe zu entziehen, klicken Sie einfach auf das rote Häkchen in der ersten Listenspalte (das Häkchen verschwindet).
Der Eintrag "Rechte" wird durch das in der Registerkarte "Partner" eingegebene Recht vorbelegt. Über das Listenfeld können Sie jederzeit das Recht (eine Zusammenfassung möglicher Rechte finden Sie weiter oben) ändern, sodass für jedes Objekt und pro Partner eine individuelle Rechtevergabe möglich ist. Die letzte Einstellung bleibt auch dann gespeichert, wenn Sie die Objektfreigabe entziehen (kein Häkchen in der linken Listenspalte) und später wieder hinzufügen.
Die restlichen Spalten dienen zur Information. Die Spalte letzte Übertragung zeigt das Datum der zuletzt durchgeführten Übertragung. Wenn Sie z.B. Änderungen an den Objektdaten durchführen, so wird bei der nächsten Übertragung dieses Objekt zur Aktualisierung beim Partner mit ausgegeben und anschließend das Übertragungs-Datum aktualisiert.
Ein Doppelklick auf den jeweiligen Listeneintrag öffnet das Fenster Objekte (FriendListing), um dort die Kooperationsdaten zum jeweiligen Objekt anzuzeigen.
Das Fenster FriendListing - Objekte besteht aus den folgenden Registerkarten:
Objekte:
Hier werden alle FriendListing-Objekte angezeigt. Über Ansichtsoptionen können Sie zwischen der Anzeige Ihrer eigenen Objekte und der übertragenen Partnerobjekte umschalten. Die einzelnen Felder bzw. Fensterelemente werden weiter unten im Detail beschrieben.
Partnerfreigabe:
Diese Liste zeigt an, welche Partner die Daten zum ausgewählten Objekt (aus Ihrem eigenen Bestand) erhalten sollen bzw. wann zuletzt erhalten haben. Die einzelnen Felder bzw. Fensterelemente werden weiter unten im Detail beschrieben.
Übertragung:
Hier starten Sie den Export Ihrer eignen Objekte, als auch den Import der Partnerobjekte. Die einzelnen Felder bzw. Fensterelemente werden weiter unten im Detail beschrieben.
Einstellungen:
Hier tragen Sie Ihre E-Mail-Adresse (Feld FriendListing - EMail) ein, über die Sie künftig die Daten der Partnerobjekte erhalten werden. Sinnvollerweise sollten Sie dazu eine spezielle Adresse verwenden, die nur für FriendListing-Übertragungen genutzt wird. Weitere Informationen dazu finden Sie weiter unten.
Neu (Symbolleiste)
So fügen Sie ein Objekt aus Ihrem eigenen Objektbestand in das Fenster ein:
Suchen Sie zuerst im Fenster 
Objekte ein bereits enthaltenes Objekt, welches Sie als Kooperationsobjekt frei geben wollen.
Öffnen Sie anschließend das Fenster Objekte (FriendListing). Das Fenster Objekte mit den darin angezeigten Objektdaten bleibt im Hintergrund.
Klicken Sie nun auf die Schaltfläche Neu in der Symbolleiste und bestätigen Sie die folgenden Abfrage mit "JA".
Aktualisieren
Liest alle Datensätze neu ein und aktualisiert die im Fenster enthaltenen Listen.
Blättern
Mit Hilfe der Blättern-Schaltflächen können Sie sich innerhalb der angezeigten Liste bewegen ohne dabei die Registerkarte wechseln zu müssen.
Sie befinden sich auf der Registerkarte Partnerfreigabe. Jetzt können Sie durch Blättern die Freigaben für jedes Objekt überprüfen ohne zur Auswahl des jeweiligen Objekts auf die Registerkarte Objekte wechseln zu müssen.
Löschen
Um einen Eintrag in der Liste zu entfernen, wählen Sie diesen zuerst aus (siehe Angaben in der Fenster-Kopfleiste bzw. im Verknüpfungsfeld) und klicken Sie anschließend auf diese Funktion.
Registerkarte "Objekte"
Diese Registerkarte besteht aus zwei unterschiedlichen Listenformen, um sowohl Ihre eigenen Objekte, als auch die Ihnen zur Verfügung gestellten Partnerobjekte darstellen zu können. Bei der Anzeige der Partnerobjekte kann über Optionsschaltflächen zwischen aktiven und inaktiven Objekten gewählt werden.
Um ein aktives Partnerobjekt aus dem Objektbestand zu nehmen, klicken Sie einfach auf den Funktionsbutton , sodass ein rotes Häkchen sichtbar wird.
Den Listeninhalt können Sie über die Funktion nur Freigegebene im darüber liegenden Bereich anzeigen unmittelbar beeinflussen. Bei deaktivierter Einstellung verschwinden alle Objekteinträge, die (noch) Listeneinträge und wird erst bei aktiver Anzeigeoption Partnerobjekte (inaktiv) wieder sichtbar. Hier können Sie ein Partnerobjekt durch Klick auf den Funktionsbutton wieder aktivieren.
Handelt es sich um ein Objekt, welches der Objekt-Leader archiviert oder auf inaktiv gesetzt hat, so wird eine manuelle Aktivierung nach der nächsten Übertragung wieder rückgängig gemacht.
Bereich "anzeigen"
Eigene Objekt
Ist diese Option aktiv, werden Ihre eigenen Objekte in der Liste angezeigt, die Sie für die Partnerfreigabe vorsehen wollen bzw. bereits bestimmt haben.
Damit ein Objekt überhaupt übernommen bzw. in der dazugehörigen Liste angezeigt wird, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:
Das Objekt muss aktiv sein
- aktiver Funktionsschalter Aktiv im Fenster Objekte, Registerkarte Daten 1.
Das ist in diesem Zusammenhang zu beachten...
Das Objekt muss als übertragbar freigegeben sein
- inaktiver Funktionsschalter Objekt noch nicht übertragen, Fenster Objekte, Registerkarte ...5 (eMakeln 1).
Partnerobjekte (aktiv)
Blendet eine neue Liste ein, in der alle aktiven Objekte erscheinen, die Sie von Kooperationspartnern erhalten haben. Aktive Objekte werden auch in die automatische Selektion mit einbezogen. Wenn Sie das Objekt nicht mehr bearbeiten wollen, so können Sie es durch Klick auf die Funktionsschaltfläche in der linken Listenspalte aus Ihrem aktiven Objektbestand herausnehmen. Der Listeneintrag zu einem deaktivierten Objekt verschwindet und wird nur noch bei aktiver Option Partnerobjekte (inaktiv) - siehe nächster Abschnitt- sichtbar.
Partnerobjekte (inaktiv)
Hier werden alle inaktiven Objekte angezeigt. Sie können ein Objekt durch Klick auf die Funktionsschaltfläche in der linken Listenspalte wieder aktivieren, um es wieder in Ihrem aktiven Objektbestand aufzunehmen. Der Listeneintrag zu einem aktiven Objekt verschwindet und wird nur noch bei aktiver Option Partnerobjekte (aktiv) - siehe vorausgegangener Abschnitt- sichtbar.
Liste
Haben Sie die darüber liegende Option Eigene Objekte ausgewählt, so besteht die Liste lediglich aus den beiden Spalten Kennung und Bezeichnung. Diese Daten entsprechen den gleichnamigen Feldinhalten im Fenster Objekte.
Bei den Optionen Partnerobjekt (aktiv) bzw. Partnerobjekte (inaktiv) nimmt die Liste eine ausführlichere Form an:
Die Funktionsschaltfläche in der linken Listenspalte dient der Aktivierung bzw. Inaktiv-Kennzeichnung eines Objekts, gemäß der oben beschriebene Optionen Partnerobjekte (aktiv) bzw. Partnerobjekte (inaktiv).
Die Spalte Recht gibt an, welches Recht Ihnen für die Bearbeitung des Partnerobjekts zugeteilt wurde. Die möglichen Stufen der einzelnen Rechte sind mit denen im Fenster Partner vorgestellten identisch.
Die Spalte Bezeichnung setzt sich zusammen aus "FriendListing/" + Feld "Name" (aus den Firmendaten des Partners unter "Extras/Grundeinstellungen") + Objekt-Feldart "Ansprechpartner" + Objektkennung des Partners.
Die Spalten Name, Firma, PLZ und Ort übernimmt FlowFact aus den Firmendaten des Partners unter "Extras/Grundeinstellungen"
Aus dem Eintrag der Spalte letzte Übertragung wird können Sie feststellen, wann zuletzt eine Übertragung zum jeweiligen Partnerobjekt stattgefunden hat.
Ein Doppelklick auf den jeweiligen Listeneintrag öffnet das Fenster Objekte, um dort das jeweilige Objekt anzuzeigen.
Registerkarte "Partnerfreigabe"
Da nur eigene Objekte für die Freigabe zur Kooperation vorgesehen sind, kann die Registerkarte Partnerfreigabe nur dann geöffnet werden, wenn Sie zuvor im Register Objekte die Anzeigeoption Eigene Objekte aktiviert und dort ein Objekt ausgewählt haben.
Die Liste zeigt alle Ihre Kooperationspartner an, die Sie im Fenster Partner als aktiv gekennzeichnet haben. Die Partnerfreigaben beziehen sich immer nur auf das ausgewählte Objekt. Zur Kontrolle erscheint die Bezeichnung des Objekts in der Fenster-Kopfleiste und im Verknüpfungsfeld. Die für das Objekt freigegebenen Partner sind mit einem roten Häkchen in der linken Listenspalte markiert. Durch direktes Anklicken eines Häkchens können Sie die Partnerfreigabe zurücknehmen oder durch erneutes Klicken auf wieder aktivieren.
Bereich "anzeigen"
nur Freigegebene
Bei aktiver Einstellung (Häkchen sichtbar) werden in der Liste nur die Partner angezeigt, die für das ausgewählte Objekt (aus Ihrem Objektbestand) von Ihnen als Partner bestimmt wurden. Insbesondere bei größeren Listen behalten Sie so immer die Übersicht.
Bei ausgeschalteter Funktion (kein Häkchen sichtbar) werden alle Partner angezeigt, die Sie über das Fenster Partner bestimmt haben. Jetzt können Sie per Mausklick in der linken Spalte weitere Partner für die Objektfreigabe bzw. Übertragung der Objekt-Daten bestimmen (rotes Häkchen erscheint) oder durch erneutes Klicken die Freigabe entziehen.
Bereich "gesammeltl freigeben"
Alle
Setzt alle Listeneinträge auf aktiv, d.h. dass das ausgewählte Objekt für alle Kooperationspartner frei gegeben wird. Jeder Listeneintrag erhält in der linken Spalte ein rotes Häkchen.
Keine
Setzt die Objektfreigabe für alle Listeneinträge zurück. Alle evtl. zuvor angezeigte Häkchen verschwinden.
Über Gruppe
Geben Sie im Dialog den Gruppennamen ein, den Sie im Fenster Partner definiert haben. Die Funktion vergleicht den Suchbegriff (Groß-/Kleinschreibung spielt keine Rolle) mit evtl. vorhandenen Gruppennamen und aktiviert bei Übereinstimmung den jeweiligen Listeneintrag (rotes Häkchen in der linken Spalte).
Kooperationsobjekt
Hier wird das gerade ausgewählt Objekt angezeigt, um evtl. Verwechslungen zu vermeiden. Ausserdem können Sie durch Klick auf den Feldinhalt direkt in den Datensatz des Objekts (Fenster Objekte) verzweigen.
Liste
Die Liste zeigt alle wichtigen Informationen der Kooperationspartner sowie das jeweilige Datum der Objektdaten-Übertragung an. Darüber hinaus dient die linke Spalte für die Aktivierung bzw. Rücknahme der Freigabe des gerade angezeigten Objekts.
Ein Doppelklick auf den jeweiligen Listeneintrag verzweigt in die Registerkarte Objektfreigaben im Fenster Partner. Hier sehen Sie alle Objekte, die für den gerade ausgewählten Partner frei gegeben wurden.
Übertragung
Alle hier enthaltenen Elemente beziehen sich auf das Versenden und Empfangen von Kooperations-Daten.
Starten
Durch Klick auf die Schaltfläche Starten werden sowohl der Daten-Export als auch -Import gestartet. Folgende Arbeitsabläufe finden dabei statt:
Objekt-Daten (eigene Objekte)
Es werden Objekt-Datensätze gesucht, die entweder neu für die Übertragung im Rahmen einer Kooperation frei gegeben bzw. bereits als solche übertragen, jedoch zwischenzeitlich geändert wurden. Damit die Daten eines eigenen Objekt übertragen werden kann, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:
Das Objekt muss als Kooperations-Objekt definiert sein
- Fenster FriendListing - Objekte, Registerkarte Objekte, Option Eigene Objekte.
Das Objekt muss aktiv sein
- aktiver Funktionsschalter Aktiv im Fenster Objekte, Registerkarte Daten 1.
Das Objekt muss als übertragbar freigegeben sein
- inaktiver Funktionsschalter Objekt noch nicht übertragen, Fenster Objekte, Registerkarte ...5 (eMakeln 1).
Das Kooperationsobjekt muss als solches frei gegeben sein
- Mindestens eine Freigabe im Fenster FriendListing - Objekte, Registerkarte Partnerfreigabe. bzw. Registerkarte Objektfreigaben im Fenster FriendListing - Partner.
Aktivitäten für Partnerobjekte
FlowFact sucht nach neuen bzw. geänderten Aktivitäten, die im Rahmen Ihrer Tätigkeit für das Kollegen-Objekt erzeugt hat und mit dem Partnerobjekt verzweigt sind. Beim zuständigen Partner (Auftragnehmer des Objektanbieters) werden diese Aktivitäten neu eingelesen bzw. bereits vorhandene bei Bedarf aktualisiert. Zur Wahrung innerbetrieblicher Informationen, enthalten automatisch erzeugten Aktivitäten nur die wichtigsten Daten:
Original-Aktivität | Übertragene Aktivität |
Aktivitätenart | Erscheint im Betreff. Neue Aktivitätenart mit der Bezeichnung "Partneraktivität" wird angelegt. |
Betreff | Erscheint im Notiz-Feld. |
Kennung | Erscheint ebenfall im Notiz-Feld |
Datum (Von) | Datum (von) |
Datum (Vorlage) | Datum (Vorlage) |
Erledigt | Erledigt |
Notiz | Wird nicht übertragen |
Restliche Inhalte | Werden nicht übertragen |
Aufbereitung der Daten
Die gefundenen Objekt- bzw. Aktivitäten-Daten bereitet FlowFact pro Objekt auf. Dabei erzeugt FlowFact für jeden Empfänger bzw. pro Objekt eine separate E-Mail-Nachricht (mit den komprimierten Übertragungsdaten als Anhang), die wie alle anderen E-Mail-Ausgänge im Bereich EMail Postausgang zwischengespeichert werden. Wenn Sie über einen Mailserver verfügen, erfolgt die Übertragung der erzeugten E-Mails (bzw. der Empfang von FriendListing E-Mails) automatisch. Ansonsten müssen Sie das Senden/Empfangen manuell durchführen. Klicken Sie dazu auf
So lange sich die E-Mails im Postausgang befinden, haben Sie, wie bei allen E-Mail-Nachrichten, die Möglichkeit, den Versand zu verhindern (z.B. Löschen der Aktivität, Änderung des Sende-Status) oder für einen späteren Zeitpunkt einzuplanen (Datumseingabe im Feld Senden, Registerkarte E-Mail-Details).
FlowFact ließt nur Daten aktiver Partner ein! Beachten Sie deshalb die Funktionsschaltfläche Aktiv im Fenster FriendListing - Partner, Registerkarte Partner!
Partner-Aktivitäten (eigene Objekte)
Bei den empfangenen Aktivitätendaten können es sich um neue, als auch geänderte bzw. aktualisierte Aktivitäten des Kollegen handeln, die im Rahmen seiner Tätigkeit für Ihr Objekt erfasst worden sind. Dementsprechend legt FlowFact neue, mit dem Objekt und der Adresse des Kollegen verknüpfte Aktivitäten an bzw. ändert bereits vorhandene. Wie sich der Inhalt einer Aktivität zusammensetzt, entnehmen Sie bitte aus der obigen Tabelle im Abschnitt "Aktivitäten für Partnerobjekte".
Objekt-Daten (Partnerobjekte)
Zuvor per E-Mail eingelesene Fremdobjekte (der Betreff solcher E-Mails beginnt mit "CoopTransfer") werden automatisch verarbeitet und anschließend gelöscht. Wie bei den ausgehenden Objekt-Daten, befinden sich die Objektdaten im Anhang (ZIP-Datei). Wurde ein Fremd-Objekt bereits übertragen und in FlowFact gespeichert, so werden nur die zwischenzeitlich beim Objekt-Anbieter durchgeführten Datenänderungen aktualisiert (z.B. Preisänderung, auf inaktiv gestellt bzw. erledigt etc.).
Aufbereitung empfangener Daten:
FlowFact prüft, ob sich im Posteingang unerledigte FriendListing E-Mails befinden. Ist dies der Fall, werden die Daten eingelesen. Bitte beachten Sie, dass anschließend empfangene FriendListing eMails erst wieder in Ihren Datenbestand übertragen werden, wenn Sie die hier beschriebene Funktion durch Klick auf Starten erneut aufgerufen haben. Prüfen Sie deshalb Ihre eMail-Eingänge in entsprechend kurzen Zeitabständen. FriendListing eMails erkennen Sie am schnellsten am Betreff, der mit "CoopTransfer" beginnt, z.B.
Bei erfolgreicher Verarbeitung der E-Mail-Nachricht, wird diese von FlowFact automatisch gelöscht. Tritt dabei jedoch ein Fehler auf, erhalten Sie eine entsprechende Meldung und der Vorgang wird abgebrochen. Dabei wird die E-Mail-Adresse mit den Objekt-Daten nicht gelöscht, sondern nur auf "erledigt" gesetzt. Jetzt haben Sie die Möglichkeit, die Fehlermeldung evtl. mit Ihrem Kooperationspartner abzustimmen bzw. einen erneuten Versuch zum Einlesen der Objekt-Daten zu starten. Vergessen Sie dabei jedoch nicht, zuvor die Aktivität wieder auf "unerledigt" zurückzusetzen.
Abbrechen
Bricht die Übertragung frühzeitig ab.
Anzeigebereich
Hier werden alle Aktionen protokolliert.
Einstellungen
FriendListing - EMail
Tragen Sie bitte hier Ihre E-Mail-Adresse (Feld FriendListing - EMail) ein, die künftig bei Ihren Partnern als Absende-E-Mail erscheinen und für den Empfang von Partnerobjektdaten künftig dienen soll. Sinnvollerweise sollten Sie dafür eine spezielle Adresse verwenden (z.B. friendlisting@meine-website.de), die nur für FriendListing-Übertragungen genutzt wird.
FriendListingübertragung bei Objektübertragung
Bei aktiver Einstellung wird das Einlesen bzw. Senden von FriendListing-Daten automatisch gestartet, wenn im Fenster Internetbörsen die Schaltfläche Starten betätigt wird.