Importassistent

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Adressen aus D-Info importieren

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Externe Adressenbestände importieren

Das Importmodul kommt überall dort zum Einsatz, wo Adressenbestände aus externen Datenbanksystemen übernommen werden sollen. Das eigentliche Importfenster wird erst dann angezeigt, wenn die notwendigen Vorbereitungsschritte durchgeführt sind. Und dazu hilft Ihnen der Importassistent.

Beschreibung der Fensterelemente

Fertigstellen

Öffnet das Fenster Import. Dort werden die Spezifikationen angezeigt, editiert bzw. neu definiert und der eigentliche Importvorgang gestartet.

Bestätigen Sie erst dann mit OK, wenn Sie alle Einstellungen entsprechend der gewünschten Möglichkeiten berücksichtigt haben und in das Fenster Import wechseln wollen.

Geladene Spezifikation beibehalten

Eine Spezifikation (mehr Infos dazu über Schaltfläche Spezifikation auswählen) wird normalerweise beim Öffnen einer Importdatei neu angelegt (leere Definitionsfelder). Dies können Sie durch Aktivieren dieser Funktion (nur bei bereits geladener Spezifikation möglich) unterbinden.

Spezifikationen und Importdateien (dort stehen die Daten, die importiert werden sollen) stehen in keinem physischen Zusammenhang. Dadurch ergeben sich z.B. folgende Vorteile:

Sie können eine Spezifikation als Vorlage laden, abändern und unter einem anderen Namen speichern
Verwenden Sie unterschiedliche Importdateien, deren Struktur jedoch völlig identisch ist, genügt nur eine Spezifikation
Es spielt keine Rolle, auf welchem Laufwerk, in welchem Ordner bzw. unter welchem Namen die Importdatei gespeichert ist.

Spezifikation auswählen

Klicken Sie diese Schaltfläche an, um im folgenden Dialog die gewünschte Spezifikationsdatei auszuwählen. Spezifikationsdateien erkennen Sie am Dateityp "CFG" (es wird das Verzeichnis "FlowFact\Import" vorbelegt). Bestätigen Sie das Öffnen durch Klick auf OK (oder Doppelklick auf den Listeneintrag).

In den Spezifikationsdateien sind alle Einstellungen gespeichert, die für den Import von Daten notwendigen sind. Dazu gehören z.B.:

Feldzuweisungen (z.B. Inhalt des Feldes A in das Anredefeld übertragen)
Ersetzungen (z.B. ersetze "H" durch "Herrn")
Zusammenfügungen (z.B.: Inhalt der Felder A, B und C in das Notizfeld übertragen)
u.v.m.

Mehr darüber erfahren Sie in den folgenden Schritten bzw. Fenstern.

Die Spezifikationsdatei ist zu diesem Zeitpunkt nur ausgewählt, also noch nicht geöffnet! Dazu stehen Ihnen folgende Variationen zur Verfügung:

Spezifikation ohne Importdaten prüfen/editieren: Klicken Sie von dieser Assistentenseite aus auf die Schaltfläche OK, öffnet sich das Fenster Import (der Importassistent verschwindet), ohne dass im Hintergrund eine Importdatei geöffnet ist. Die dortige Spezifikationsliste enthält die Daten der zuvor geladenen Spezifikationsdatei. Jetzt können Sie ggf. Spezifikationsänderungen vornehmen. Die geänderte Spezifikation speichern Sie anschließend ab, indem Sie erneut den Importassistenten durch Klick auf dieses Symbol öffnen und die Schaltfläche Spezifikation speichern anklicken.
Spezifikation mit Importdaten öffnen: Normalerweise öffnen Sie nicht nur die Spezifikationen, sondern auch die dazugehörige Importdatei. Anstatt gleich mit OK zu bestätigen, müssen Sie zuerst auf die Schaltfläche Weiter > klicken. Wählen Sie in der folgenden Liste das Datenbankformat aus. Wählen sie jetzt die gewünschte Importdatei durch Klick auf die Schaltfläche bestehende Importdatei öffnen und bestätigen Sie dort das Öffnen. Die darauf folgenden Schritte sind vom jeweils ausgewählten Datenbankformat abhängig. Erst nachdem Sie alle formatspezifischen Einstellungen berücksichtigt haben, sollten Sie mit OK bestätigen, um in das Fenster Import zu kommen. Selbstverständlich können Sie die Spezifikationen auch bei geöffneter Importdatei editieren. Ist dies der Fall, werden Sie beim Schließen des Import-Fensters automatisch auf das Speichern der geänderten Spezifikationen hingewiesen.

Spezifikation speichern

Haben Sie eine Spezifikationsdatei geöffnet und bearbeitet, so können Sie durch Klick auf diese Schaltfläche im folgenden Dialog den Speichervorgang bestätigen bzw. zuvor einen neuen Dateinamen und ggf. Pfadangaben ändern.

Wir empfehlen den vorgegebenen Pfad FlowFact\Import zu verwenden.

Datenbankformate

In dieser Liste werden alle Datenbankformate angezeigt, die das Importmodul unterstützt. Klicken Sie das passende Format an. Erst dann ist das Öffnen (Schaltfläche bestehende Importdatei öffnen) der Importdatei möglich.

Unterstützt werden diese Formate:

dBase - Datenbank, Versionen: III, IV: Befinden sich mehrere Datenbankdateien dieses Typs in einem Verzeichnis, so werden diese gleichzeitig geöffnet und zur Auswahl als Tabelle (Listenfeld "Tabelle") angezeigt.
Textdateien (ASCII-Format): Bei einer Textdatei mit Trennzeichen sind die einzelnen Felder durch ein beliebiges Sonderzeichen (in der Regel Komma oder Semikolon) trennbar. Daten, die Sie aus einer solchen Textdatei importieren, müssen somit ein bestimmtes Trennzeichen aufweisen (mehr dazu weiter unten). Achten Sie vor dem Datenimport darauf, dass jedes Feld der Datei den selben Datentyp (z.B. Text, Zahl) und jede Zeile die gleichen Felder (z.B. Anrede, Vorname, Zuname) enthält.

Bestehende Importdatei öffnen

Klicken Sie diese Schaltfläche an (nur möglich, wenn zuvor das Dateiformat ausgewählt wurde), um über den folgenden Dialog die gewünschte Importdatei zu öffnen. FlowFact belegt den Pfad FlowFact\Import vor.

Textformat

Haben Sie eine Importdatei im Textformat ausgewählt, so sind zusätzliche Einstellungen in Bezug auf vorhandene Trenn- und Textbegrenzungszeichen sowie DOS-Umlaute und Feldnamen erforderlich. Klicken Sie dazu noch einmal auf die Taste Weiter >. Weitere Informationen finden Sie im dortigen Assistenten.

Trennzeichen

Hier geben Sie das Format der Trennzeichen an, die in Ihrer Importdatei existieren. Wenn Sie bei der Auswahl nicht sicher sind, so überprüfen Sie zuerst Ihre Importdatei mit Hilfe eines beliebigen Texteditors (z.B. NotePad, WordPad, Microsoft Word etc.).

Tab

Verwenden Sie diese Option, wenn die einzelnen Felder in Ihrer Importdatei durch ein Tab-Zeichen getrennt sind. Tab-Zeichen haben den Nachteil, dass Sie in manchen Editoren nicht sichtbar sind. Das folgende Beispiel bezieht sich auf Microsoft Word, nachdem dort die Darstellung nicht druckbarer Zeichen explizit eingestellt ist.

Importdatei-Beispiel (siehe rote Zeichen):

1 "Karl" "Zufrieden" "Einkauf"
2 "Anna" "Vogt" "Verkauf"

Semikolon

Verwenden Sie diese Option, wenn die einzelnen Felder in Ihrer Importdatei durch ein Semikolon getrennt sind.

Importdatei-Beispiel (siehe rote Zeichen):

1 ; "Karl" ; "Zufrieden" ; "Einkauf"
2 ; "Anna" ; "Vogt" ; "Verkauf"

Komma

Verwenden Sie diese Option, wenn die einzelnen Felder in Ihrer Importdatei durch ein Komma getrennt sind.

Importdatei-Beispiel (siehe rote Zeichen):

1 , "Karl" , "Zufrieden" , "Einkauf"
2 , "Anna" , "Vogt" , "Verkauf"

Leerzeichen

Verwenden Sie diese Option, wenn die einzelnen Felder in Ihrer Importdatei durch ein Leerzeichen getrennt sind. Leerzeichen haben den Nachteil, dass Sie in manchen Editoren nicht sichtbar sind. Das folgende Beispiel bezieht sich auf Microsoft Word, nachdem dort die Darstellung nicht druckbarer Zeichen explizit eingestellt ist.

Importdatei-Beispiel (siehe rote Zeichen):

1 "Karl" "Zufrieden" "Einkauf"
2 "Anna" "Vogt" "Verkauf"

Anderes

Wird in Ihrer Importdatei ein Trennzeichen verwendet, welches nicht standardmäßig vorgegeben ist, so entscheiden Sie sich bitte für diese Option. Tragen Sie im Textfeld das abweichende Trennzeichen ein.

DOS Umlaute ergänzen

Textdateien im DOS-Format mit den Umlauten "ä, ö, ü" werden korrekt von FlowFact erkannt und in das richtige Windows-Format konvertiert.

Textbegrenzungszeichen

Die Daten in einem Textfeld werden normalerweise in Ausführungszeichen gesetzt. Wenn die zu importierende Textdatei ein anderes Textbegrenzungszeichen enthält, geben Sie das betreffende Zeichen in dieses Feld ein. Wird in dieser Textdatei kein Textbegrenzungszeichen verwendet, wählen Sie bitte {kein}.

Importdatei-Beispiel (siehe rote Zeichen):

1 ; "Karl" ; "Zufrieden" ; "Einkauf"
2 ; "Anna" ; "Vogt" ; "Verkauf"

Erste Zeile enthält Feldnamen

Die erste Zeile der Importdatei kann als Header benutzt werden. Dabei werden die Namen der einzelnen Felder als Überschrift bezeichnet. Ist dies bei Ihrer Importdatei der Fall, so teilen Sie dies FlowFact durch Klick auf diese Funktion mit (abgehakt). Unterhalb der Funktion Erste Zeile enthält Feldnamen sehen Sie eine Musterliste von Importdaten mit bzw. ohne Feldnamen-Überschrift. Mehr Informationen dazu finden Sie in der dortigen Hilfe. Hier wird der Unterschied zwischen Importdaten mit bzw. ohne Feldnamen-Überschrift dargestellt.

Importdatei-Beispiel - Datei mit Feldnamen:

Kennung ; Vorname ; Nachname ; Art
1 ; "Karl" ; "Zufrieden" ; "Einkauf"
2 ; "Anna" ; "Vogt" ; "Verkauf"

Importdatei-Beispiel - Datei ohne Feldnamen:

Kennung ; Vorname ; Nachname ; Art
1 ; "Karl" ; "Zufrieden" ; "Einkauf"
2 ; "Anna" ; "Vogt" ; "Verkauf"

Musteransicht

Zeigt anhand eines Musters an, wie sich die Einstellung der Funktion Erste Zeile enthält Feldnamen in Bezug auf die Feldnamen in der Überschrift auswirkt.

Datenimport starten

Der Datenimport ist nur bei definierter Spezifikation und geöffneter Importdatei möglich. Vor Beginn des Datenimports überprüft FlowFact automatisch, ob die Feldarten-Namen in der Spezifikation mit denen der geöffneten Importdatei übereinstimmen. Wurden Fehler festgestellt, erscheint ein entsprechender Hinweis und der Datenimport wird abgebrochen.

Spezifikationstabelle

Die Spezifikationstabelle besteht aus zwei grundsätzlichen Bereichen:

Ziel (Felder in FlowFact):

Die erste Spalte der Liste enthält alle Adress- und Details-Felder der FlowFact-Datenbank. Jede Zeile repräsentiert ein Feld. Die Tabelleneinträge setzen sich aus den Tabellen- (AD- bzw. DETAILS) und den eigentlichen Feldnamen zusammen.

Quelle - Felder aus Importdatei:

In diesen Spalten werden Felder definiert, die aus der Importdatei übertragen werden sollen (Anzahl der Spalten je nach Umfang der Definitionen). Die Listenfelder beinhalten die Importfelder und Operationen zur zeilenweisen Auswahl (bei Bedarf über mehrere Spalten).

Übersicht möglicher Import-Operationen

Der Import-Bereich der Spezifikationstabelle (Fenster Import) stellt Ihnen mächtige Werkzeuge bzw. Funktionen zur Verfügung, anhand derer Sie Felder der Importdatei auf vielfache Weise beeinflussen können. Folgende Operationen sind möglich (rot = Beispiele):

*: Beliebiger Text, z.B.: *Hallo Herr Zufrieden
*Leerzeichen: Nach Ende einer Zeichenfolge wird Leerzeichen angefügt.
*Neue Zeile: Nach Ende einer Zeichenfolge wird Zeilenumbruch (RETURN) angefügt.
*Sehr geehrte: Text "Sehr geehrte" wird am Ende einer Zeichenfolge angefügt.
@ERSETZE([ANREDE],H,Herrn;F,Frau;): Ersetzt z.B. H durch Herrn;F durch Frau
@SCHNEIDE([Ort],1,5): Schneidet ab Position (1) 5 Zeichen ab.
@LINKS([Telefon],10): Geben die ersten 10 Zeichen des Telefon-Inhalts aus
@RECHTS([Ort],30): Geben die letzten 30 Zeichen des Ort-Inhalts aus
@SCHNEIDEALLVOR([Ort],Berlin): Schneidet alle Zeichen vor "Berlin" ab
@SCHNEIDEALLHINTER([Ort],Köln): Schneidet alle Zeichen hinter "Köln" ab
@SCHNEIDEVOR([Ort],Stuttgart,5): Schneidet vor "Stuttgart" 5 Zeichen ab
@SCHNEIDEHINTER([Ort],Bonn,4): Schneidet hinter "Bonn" 4 Zeichen ab
@TELRUMPF([]): Liefert die Rumpf-Telefonnummer zurück. Das ist praktisch, wenn z.B. zusätzliche Fax- oder Ruf-Durchwahlnummern ohne Angabe der Vor- und Zentralrufnummern existieren.

Die Zuordnung von der Quelle zum Ziel bezieht sich immer auf eine Listenzeile. Durch den Wechsel in die nächste Spalte (gleiche Zeile) können Sie mehrere Felder der Importdatei miteinander verbinden.

Speichern der Konfiguration

Die definierte Konfiguration können Sie jederzeit über das Haupmenü abspeichern (OK-Symbol bzw. Betätigen der Taste F11).

FlowFact-Merkmale

Die hier angeklickten Merkmale erscheinen nach dem Importvorgang bei jeder importierten Adresse in der Merkmale-Liste.

Wenn Sie den Import nur testen wollen, so legen Sie sich z.B. Merkmal mit dem Namen "Importtest" an. Nach dem Importvorgang finden Sie alle importierten Adressen über die Spezial-Fenstersuche.

Öffnen Sie dazu den Suchen-Dialog und klicken Sie dort auf die Option Spezial-Fenstersuche. Bestätigen Sie durch Klick auf die OK-Schaltfläche.

Wählen Sie anschließend das Merkmal "Importtest" aus und bestätigen Sie abschließend durch Klick auf das OK-Symbol

Die gefundenen Adressen (siehe Sucherbegnisliste) können Sie dann global löschen, indem Sie alle Listeneinträge markieren (Klick auf oberste, linke Spalte) und auf das Löschen-Symbol klicken.

Feldmerkmale extern

In diesem Feld werden alle vorhandenen Feldnamen aufgelistet (bei Textformat-Importdateien ohne Feldnamen-Überschrift erscheinen lediglich Ziffern). Wenn Ihre Adress-Daten in der Importdatei über gemeinsame Suchbegriffe verfügen (die praktisch die gleiche Funktion, wie FlowFact-Merkmale haben), wäre es u. U. sinnvoll, diese Begriffe anzuklicken. Wie bei der FlowFact-Merkmalliste, erscheinen auch externe Merkmale (sofern hier angeklickt) nach dem Importvorgang bei jeder importierten Adresse in der Merkmale-Liste.

Vorsicht: Der Einsatz von externen Merkmalen ist nur für die Bezeichnung ganzer Adressgruppen sinnvoll, d.h., wenn fast jede Adresse ein eigenes Merkmal besitzt, geht der Sinn von Merkmalen verloren. Außerdem würden zu viele Merkmale angelegt werden.

Ein schon vorhandenes Merkmal wird nicht mehr angelegt.

Konfigurationsdatei

Wählen Sie in der Liste die entsprechende Spezifikationsdatei aus. Soll keine Datei ausgewählt werden, markieren Sie den Listeneintrag (keine Konfigurationsdatei verwenden). Setzen Sie die Funktion durch Klick auf die Schaltfläche Weiter > fort.

Listenbearbeitungs-Kontextmenü

Wenn Sie mit der rechten (!) Maustaste auf die Liste klicken, so öffnet sich Kontextmenü, welches Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung stellt:

Spalte(n) optimierten

Die markierte Spalte wird in optimaler Breite dargestellt.

Spalte einfrieren

Fixiert die Spaltenbreite. Dieser Befehl bezieht sich auf die angeklickte und alle links danebenliegenden Spalten (ein (E) in der linken oberen Spalte = eingefrorene Spalte).

Spalten einfrieren aufheben

Diese Funktion bewirkt, dass alle eingefrorenen Spalten innerhalb der Liste wieder aufgehoben werden.

Spalte(n) löschen

Löscht eine ganze (markierte) Spalte (ohne vorherige Warnung).

Spalte neu einfügen

Reichen die angegebenen Spalten nicht aus, so fügen Sie mit Hilfe dieser Funktion neue hinzu.

Ausschneiden

Entfernt die markierte Zeileneingabe und legt sie in der Zwischenablage ab.

Kopieren

Kopiert die Markierung in die Zwischenablage.

Einfügen

Fügt den Inhalt der Zwischenablage an der Einfügemarke ein. Dieser Befehl steht nur zur Verfügung, wenn Sie einen Text zuvor ausgeschnitten bzw. kopiert haben.

Importassistent

Öffnet das Fenster Importassistent (gemäß dem gleichnamigen Eintrag im Menü Datei), um z.B. weitere Importdateien zu bearbeiten. Bei gleicher Struktur kann aktive Definition verwendet werden (Funktion Geladene Spezifikation beibehalten).